Как перевести работника на дистанционную работу временно

Содержание
  1. Минтруд о переводе на дистанционную работу: ответы на вопросы бизнеса
  2. Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя
  3. Вопрос № 1 
  4. Ответ
  5. Вопрос № 2 
  6. Вопрос № 3 
  7. Вопрос № 4
  8. Вопрос № 5
  9. Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020
  10. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  11. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  12. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  13. Причина изменений условий трудового договора
  14. Место работы
  15. Режим работы
  16. Охрана труда
  17. Материальные ценности
  18. Средства связи
  19. Контроль
  20. Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
  21. Табели
  22. Собрания
  23. Отчеты
  24. Психологические особенности удаленной работы
  25. Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов
  26. Кого можно переводить на удаленную работу?
  27. Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?
  28. Как правильно оформить перевод на удаленную работу?
  29. Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?
  30. Как оформить документы о переводе на удаленную работу?
  31. Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?
  32. Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?
  33. Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?
  34. Советы для работодателей
  35. Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина
  36. Особенности удалёнки
  37. Заработная плата и трудовые гарантии
  38. Срок работы
  39. Распорядок рабочего времени
  40. Обеспечение техникой
  41. Отчётность
  42. Как всё организовать на практике
  43. Какие документы нужно оформить
  44. Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
  45. Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
  46. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
  47. Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

Минтруд о переводе на дистанционную работу: ответы на вопросы бизнеса

Как перевести работника на дистанционную работу временно

Согласно Трудовому кодексу формат работы из дома допускается, если на то имеются производственные условия. Очевидно, что для эффективного выполнения своих трудовых функций сотруднику нужны ресурсы. Будет ли он сам себя обеспечивать такими ресурсами или ему поможет работодатель — все это решается и прописывается в рамках конкретной компании (ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя

Ранее мы опубликовали подробную статью о том, как перевести сотрудника на удаленку с учетом всех деталей. Но в ней мы описали стандартную ситуацию. В связи с текущими событиями у бизнеса возникают дополнительные вопросы относительно перевода на удаленную работу. В частности, они касаются оформления приказа. На этот и другие вопросы ответил Минтруд.

Он напомнил о том, что перед тем, как отправить сотрудников на работу из дома, работодатель должен позаботиться о решении некоторых документационных вопросов. А именно:

1. Подготовить списки работников, которые будут переведены на удаленную работу, и порядок организации работы в таком режиме.

Порядок организации работы включает:

  • график;
  • способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнение;
  • возможность использования ресурсов организации на дому.

Важно убедиться, что у конкретного сотрудника, который попал в такие списки, есть все необходимые инструменты для полноценного труда или вы располагаете необходимыми ресурсами, чтобы обеспечить его всем необходимым вплоть до ноутбука.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)) переводе сотрудников на удаленную работу на дому.

Приказ нужно не только издать, но и ознакомить с ним работников под роспись.

Вопрос № 1 

Допустим, вы хотите отправить сотрудника в командировку. Вправе ли он отказаться от нее, если речь идет о поездке в страны с неблагоприятной эпидемической обстановкой?

Ответ

Да, он может отказаться от командировки, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре.

Минтруд напоминает, что есть категории работников, которых нельзя направлять в командировку без согласия:

  • женщин с детьми до 3-х лет;
  • одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет;
  • работников, имеющих детей-инвалидов;
  • работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников;
  • работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
  • инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В любом случае после возвращения из командировки работнику обязательно придется соблюдать карантин.

Вопрос № 2 

В городе, где работает сотрудник, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса. Может ли он по желанию перейти на удаленную работу?

Вопрос № 3 

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать удаленно?

Вопрос № 4

Можно ли заключать и расторгать трудовой договор удаленно?

Вопрос № 5

Как дистанционная работа влияет на зарплату?

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020

Как перевести работника на дистанционную работу временно

20 марта 2020

Ольга Корженевская

8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype, Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам!

Источник: https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020

Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов

Как перевести работника на дистанционную работу временно

Данная статья будет полезной как работодателям, так и работникам. Вы найдете пошаговый алгоритм перевода на удаленную работу, образцы заявлений, дополнительных соглашений и приказов. Разбор нюансов законодательства, которые нужно учитывать при переходе на удаленку.

Сотрудники найдут информацию о своих правах. Что им обязаны предоставить, а что – нет, должны ли сохранять зарплату или ее могут снизить. Что делать, если вы не согласны трудиться из дома, и многое другое.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

  • Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
  • Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
  • Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

  • Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
  • Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
  2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
  3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
  4. Издать приказ об изменении условий работы.
  5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
  6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
  7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
  8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
  9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.
  10. Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?

Хотя такой нормы в ТК сейчас еще нет, но ничего и не противоречит возможности использовать удаленку временно. Для этого нужно осуществить следующие шаги:

  • Провести собрание коллектива, на котором разъяснить причину перехода на дистанционную работу и порядок взаимодействий в этом режиме.
  • Собрать заявления согласных с переводом.

Далее все пункты будут совпадать с указанными в предыдущем разделе статьи. Отличием дополнительного соглашения и приказа при этом будет только указание, что на удаленную работу сотрудник переводится не навсегда, а на некий промежуток времени, то есть временно.

Можно указать вариант: «с …. до особого распоряжения». В таком случае за три рабочих дня сотрудник должен получить уведомление, что его вызывают обратно на «очную» работу. Дата выхода должна быть отражена приказом («Экономисту Иванову А.А. с 15 апреля 2020 года приступить к исполнению своих трудовых обязанностей на территории работодателя … по адресу …»).

Если же указать точные временные рамки, то, возможно, понадобится еще одно дополнительное соглашение, чтобы продлить период дистанционной работы.

Важно! Сотрудников, которые откажутся писать заявление об удаленной работе, принуждать к ней нельзя. Если работодатель не может обеспечить им условия труда, прописанные в трудовом договоре, то он должен оплачивать им вынужденный простой по ставке 2/3 заработной платы.

Допустим, в офисе ломают стены, 5 человек соглашаются взять работу «на дом», а 3 – нет. Последним придется платить две трети зарплаты. Вынуждать их взять отпуск за свой счет или настаивать на удаленке – опасно (возможны санкции со стороны трудинспекции, прокуратуры и суда).

Как оформить документы о переводе на удаленную работу?

В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.

Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?

Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:

«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2020 года».

Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.

Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?

К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.

Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается.

Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций.

Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам).

График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.

В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.

Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:

  • Виды связи (с номерами и адресами).
  • Способ выдачи задания и получения результатов работы.
  • Время нахождения на связи.
  • Сроки реагирования.
  • Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).

Важно! Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников. В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.

В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2020 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.

Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?

Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:

«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2020 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2017 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2020 года постоянно» (либо указать срок).

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить. Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании.

Рекомендуем

Наличие сбережений делает человека увереннее, а его финансовое положение – стабильнее. Но как копить, если у вас маленькая зарплата? В этой статье …

Что такое оферта и как ее использовать для продажи услуг через сайт?

Герой нашего интервью – Иван Хрусталев – владелец сервиса Taxcon.ru, который использует оферту для продажи консультационных услуг. Все, что нужно …

Источник: https://www.kadrof.ru/articles/53286

Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина

Как перевести работника на дистанционную работу временно

Дистанционная работа в последние годы приобретает всё большую популярность. А в период эпидемии коронавируса в начале 2020 года она стала практически единственным способом для большинства компаний продолжать деятельность.

Поскольку с такой ситуацией бизнес столкнулся впервые, появилось очень много вопросов. Новые обязанности работодателей в связи с эпидемией мы подробно описали в этой статье.

А здесь мы расскажем о том, как перевести сотрудников на удалённую работу.

Особенности удалёнки

Дистанционной или удалённой называют работу, которая выполняется сотрудниками вне территории работодателя. Согласно Трудовому кодексу, для этого заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Но это не значит, что нужно разрывать действующий договор, достаточно подписать к нему дополнительное соглашение. Перед тем, как перевести сотрудника на дистанционный труд, работодатель и работник должны уладить ряд вопросов.

Они актуальны, в том числе, и при удалённой работе в связи с коронавирусом.

Заработная плата и трудовые гарантии

В части оплаты труда дистанционная работа не отличается от обычной, то есть сумма вознаграждения определяется по договорённости.

Однако, если перевод сотрудников на «домашний офис» осуществляется на период нерабочих дней из-за пандемии коронавируса, то зарплата должна быть сохранена в полном объёме. Это следует из Указа Президента, который вводит ограничительные меры.

При этом нет оснований и для выплаты зарплаты в двойном размере, как за труд в выходные и праздничные дни. Ведь нерабочие дни таковыми не являются.

Перевод сотрудника на удалёнку предполагает, что за ним остаются все гарантии, которые прописаны в законодательстве. Это очередной оплачиваемый отпуск, пособия, в том числе по нетрудоспособности, премии и так далее.

В свою очередь, работник должен добросовестно исполнять свои задачи, находиться на связи в оговорённое время, отчитываться в срок. Если он нарушает свои функции, то возникает основание для применения к нему мер взыскания.

Срок работы

На дистанционную работу сотрудника можно перевести временно, что особенно актуально в период эпидемии. Срок работы должен быть оговорён в соглашении. Это может быть как точная дата, так и определённое событие, например, отмена режима повышенной готовности в связи с коронавирусом или прекращение действия нормативного акта, который ввёл ограничения.

Распорядок рабочего времени

В соглашение к договору нужно включить количество рабочих часов в неделю, а при необходимости и график работы. По умолчанию дистанционный сотрудник выбирает время работы сам. Но такой вариант подходит не всем.

Если работодателю нужно перевести работника на удалёнку, и чтобы при этом он выполнял свои обязанности в определённое время, то в соглашении к целесообразно это предусмотреть. То есть прямо прописать, что сотрудник должен работать в определённые дни и часы.

В таком случае он в указанное время обязан быть на связи с работодателем, иначе это можно расценивать как прогул.

Обеспечение техникой

Работодатель может оснастить всем необходимым рабочее место у сотрудника на дому. В таком случае в соглашение нужно включить перечень необходимых технических и программных средств и порядок их передачи.

Есть и другой вариант того, как перевести сотрудника на удалёнку. Он может использовать собственный компьютер и ПО, купить его или взять в аренду. Тогда необходимо внести в соглашение порядок возмещения этих затрат.

Отчётность

Стороны должны договориться о том, когда и в каком порядке сотрудник будет отчитываться за проделанную работу в определённый временной промежуток. Это важно, поскольку психологически бесконтрольная деятельность может его расхолаживать. Работник должен чётко понимать, что труд вне офиса отличается лишь местом его осуществления.

Как всё организовать на практике

Дистанционная работа осуществляется через интернет.

В целом всё происходит также, как на территории работодателя, но все коммуникации производятся по телефону, посредством видеосвязи или в мессенджерах.

Для этой цели используется специальное программное обеспечение. Популярностью пользуются программы видеозвонков Skype и Zoom. Для командного чата подойдёт Microsoft Team или аналогичные приложения.

Также важно продумать способы защиты информации, правила работы с электронной подписью, если она применяется, и другие моменты, связанные с безопасностью.

Важное правило удалёнки – сотрудники должны загружать свою работу в облачное хранилище данных. Соответственно, если до сих пор это не сделано, необходимо подключиться к облачному сервису и сделать доступ для всех сотрудников. Также желательно заранее создать учётные записи на каждого из них во всех системах, которые планируется применять.

Какие документы нужно оформить

Теперь о том, как перевести сотрудников на удалённую работу на время распространения коронавируса в части оформления необходимых документов. В первую очередь, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это не единственный документ, который придётся подготовить.

Обязательно оформите заявление о переводе работника на удалённую работу. В нём следует указать основание для этого и срок. Сейчас актуальна формулировка: на время действия ограничительных мер из-за риска распространения коронавирусной инфекции COVID-19.

Затем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого директор организации или ИП выпускает приказ о переводе работника на удалённую работу.

Если их несколько, в приказе должен быть список должностей и ФИО переводимых сотрудников. В отношении каждого нужно указать дату начала дистанционной работы.

Всех, кто фигурирует в приказе, необходимо с ним ознакомить под подпись.

Переводя сотрудников на удалённую работу из дома, работодатель может обеспечить их компьютерной техникой. В этом случае нужно приложить договор о материальной ответственности за предоставленные ценности, а также составить акты их приёма-передачи.

Исполнение трудовых обязанностей некоторых работников может быть сопряжено с использованием конфиденциальной информации или ключа цифровой подписи. Связанные с этим правила обычно прописываются в локальных нормативных актах. При необходимости их стоит изменить в соответствии с новыми условиями работы.

Если сотрудник нанимается на удалёнку, а не переводится на неё с территории работодателя, запись в трудовую книжку ему можно не делать. А при отсутствии книжки – если трудовая деятельность ещё не осуществлялась – её можно не заводить. Однако такое положение должно быть прописано в трудовом договоре.

Итак, мы разобрались в том, как правильно перевести сотрудников на удалённую работу в связи с угрозой распространения коронавируса.

Отметим, что действующее законодательство предполагает лишь одну форму занятости – работа либо на территории работодателя, либо дистанционная. Но не исключено, что в дальнейшем в Трудовом кодексе появится новый вид трудовой деятельности – временная удалённая работа.

Она означает, что сотрудник сможет совмещать работу в офисе и дистанционно. В настоящее время эта идея прорабатывается в Правительстве.

О других обязанностях работодателя, появившихся в связи с эпидемией кронавируса, читайте здесь.

Источник: https://www.regberry.ru/malyy-biznes/kak-perevesti-sotrudnikov-na-udalennuyu-rabotu

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Как перевести работника на дистанционную работу временно
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет.

Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится.

Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ.

В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции.

Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст.

72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Удаленная работа

  1. Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.    269 (37.15%)
    Я уже работаю удаленно.    191 (26.38%)
    Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.

     

     116 (16.02%)
    Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.    88 (12.15%)
    Нет, моя профессия полностью исключает возможность удаленной работы.    60 (8.

    29%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости — временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа».

Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику.

Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно — путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;

Источник: https://buh.ru/articles/documents/106427/

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: