Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

Содержание
  1. Как взять решение суда из архива?
  2. Правила получения решения
  3. Кто может это сделать
  4. Где и как получить выписку
  5. Порядок запроса
  6. Образец написания ходатайства
  7. Сколько дней ждать выдачи бумаг
  8. Получение решения по гражданскому делу – сроки
  9. Заявление о выдаче копии решения суда из архива
  10. Исполнение запросов в организации архива
  11. Сначала получение запроса
  12. Найти документы в архиве для исполнения запроса
  13. Непосредственное исполнение запроса в архиве
  14. Если требуют из архива подлинники личных документов
  15. Как получить архивные документы на вашу недвижимость
  16. Кадастровое дело. Разбираемся, что это такое?
  17. Оцифровка каких материалов проводится?
  18. Когда востребованы архивные материалы?
  19. Кто может запросить выписки?
  20. Выдадут ли в архиве оригиналы документов?
  21. Каков порядок запроса копий?
  22. Чем отличается электронная копия от бумажной?
  23. Каковы сроки предоставления архивных копий?
  24. Возможно ли сделать запрос в архив, что находится в другом регионе?
  25. Есть ли возможность заказать выписку из не оцифрованной информации?
  26. Где же хранятся выписки на недвижимое имущество, которые не получены заказчиками в МФЦ?
  27. Личные дела уволенных сотрудников
  28. Порядок ведения личных дел
  29. Кто имеет доступ к личным делам
  30. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  31. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  32. Ответственность за распространение персональных данных
  33. Как составляется архив личных дел уволенных работников
  34. Потребность в архиве
  35. Формирование личного дела
  36. Систематизация хранения
  37. Документы по личному составу — Как написать историю своей семьи?
  38. Дореволюции
  39. Женскиедокументы по личному составу
  40. Документыпо личному составу после революции
  41. Списки работников и членов партии
  42. Личноедело
  43. Анкетыответственных работников
  44. Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
  45. Если вы решили вести личные дела работников
  46. Внести сведения и хранить копии — большая разница
  47. Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
  48. Нет цели — нет права хранить копии
  49. Хранение копии паспорта
  50. Выводы и рекомендации

Как взять решение суда из архива?

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

  • 1 Получение решения суда: как и когда можно забрать по гражданскому делу на руки
  • 2 Заявление о выдаче копии решения суда из архива
  • 3 Как получить копии уголовное дело из архива
  • 4 Как оформить заявление о выдаче копии решения суда
    • 4.1 Как написать
    • 4.2 Срок выдачи копии и образец
  • 5 Как получить копию решения суда из архива
    • 5.1 Добрый день! В какое время выдается копия решения суда (или выписка) из архива, если суд был в 2011 г.?
    • 5.2 Получил компенсацию за дтп, теперь, спустя год, потребовалось решение суда, где можно взять копию этого документа?
    • 5.3 Как получить копию решения суда по делу о разделе имущества 1955 года?
    • 5.4 Скажите работает ли архив краснодонского суда. очень нужна копия решения суда по алиментам
    • 5.5 Как получить копию судебного приказа на алименты ?
    • 5.6 Копия решения суда
    • 5.7 Как подать жалобу в президиум мособлсуда, какие сроки и где взять приговор и решение?
    • 5.8 Есть ли у «Копии решения суда» срок годности?
    • 5.9 Могу ли я получить, в архиве суда, копию искового заявления по чужому делу?
    • 5.10 Как получить копию решения суда 9 летней давности не имея данных о номере дела, даты вынесения приговора, имени судьи?
    • 5.11 Добрый вечер, как мне найти копию приговора по номеру дела и дате вынесения? спасибо
    • 5.12 Где найти копию приговора отца ребенка для лишения его родительских прав?
    • 5.13 Как получить копию решения суда.не зная статьи.а только год
    • 5.14 Как получить решение суда о разводе,если архив в суде утерян?
    • 5.15 Потерялось решение суда, можно ли опять сходить в этот же суд и взять там копию решения
    • 5.16 Могу ли я взть в архиве суда копию судебного решения?
    • 5.17 Реально ли получить дубликат на решение суда 5 летней давности? Что надо для этого?
    • 5.18 Как получить архивную копию учредительного договора 1994 г.?
    • 5.19 Как получить копию приговора в верховном суде?
    • 5.20 Где получают копию решения по кассации?
    • 5.21 Я потеряла решение суда пятилетней давности

Когда дело в суде бывает уже рассмотрено, судья зачитывает участнику и каждой стороне результат вынесенного решения.

Каждый гражданин, участвующий в судебном процессе, имеет право ознакомиться с теми материалами, что были предоставлены суду.

Оригиналы всех бумаг и документов будут находиться в архиве, но человек может получить копии исполнительного листа и вынесенного решения. Стоит узнать более подробно о том, как получить решение суда, а также – кто может это сделать.

Правила получения решения

Получение постановления возможно лично в канцелярии суда или же по почте. Чтобы взять такую бумагу, обращающийся должен:

  • направить через Интернет или канцелярию письмо, в котором запрашиваются детали дела или же вынесенный вердикт по нему;
  • обязательно пишется заявление, в котором по законам РФ требуется указать номер дела, а также данные сторон и кто вел данное дело;
  • следует указать, какая именно копия необходима, так как в бумагах есть сразу несколько актов.

Определение судебной инстанции

Обратите внимание! Копии могут выдаваться тем лицам, которые лично участвовали в процессе, а также их представителям, если имеется оформленная доверенность.

Забрать подлинные документы, которые были предоставлены суду, можно только при серьезной необходимости. Их предоставляют только суды первой инстанции. Требование будет выполнено, если все пункты статьи 75 АПК РФ части 10 будут учтены. Если их необходимо получить на руки, то этот факт также указывается в заявлении.

Кто может это сделать

Решение суда о расторжении брака

Если необходимо взять постановление, следует внимательно изучить статью ГПК, где описана инструкция по судебному делопроизводству. Следуя приказу, который был утвержден судебным департаментом, получить такие бумаги могут те лица, которые принимали участие в деле лично. К ним можно отнести:

  • ответчика;
  • третье лицо (свидетель);
  • заявителя;
  • прокурора;
  • истца;
  • эксперта.

Инстанции судебной системы

Где и как получить выписку

Решение суда по гражданскому делу — где посмотреть

Безусловно, необходимо рассказать и о том, как получать бумаги о расторжении брака, а также – сколько времени этот процесс может занять.

Обычно развод происходит в суде, особенно если у пары есть нажитое имущество или супруги имеют общих детей.

В этом случае обращающийся может получить не только результат судебного процесса, но и получить выписку, которая потребуется для завершения рассмотрения документов.

Обратите внимание! Чтобы получить любой другой вердикт, который был вынесен судом по гражданскому делу, достаточно обратиться в канцелярию суда лично или же с письменным заявлением. Подача обращения выполняется по всем правилам, а затем в установленный срок на руки гражданину выдают требуемые выписки и копии.

Порядок запроса

Существует несколько правил, которые должен учитывать каждый, кто хочет получить копии из такого решения.

Обычно это необходимо, если в процессе использовались вещественные доказательства, которые необходимо забрать или же если требуется отслеживать вынесение вердикта. Стоит учесть, что в резолютивной части не содержится никаких сведений об используемых доказательствах.

Если истец или ответчик захочет обжаловать вердикт, то ему понадобятся все копии. А чтобы получить требуемые бумаги, придется правильно оформить заявление.

Когда вступает в силу решение суда по гражданскому делу

Каждый участник судебного разбирательства обязан получить на руки копии документов (это прописано в законодательстве текущего года).

В том случае, когда человек не принимал участия в заседании, то ему следует написать заявление о выдаче определенных копий.

Уже после этого письмо будет рассмотрено и по нему дадут положительный или отрицательный ответ.

Важно! Любая бумага, выданная на руки, является лишь дубликатом (она специально помечена). Оригинал справки будет прикреплен к делу.

https://www..com/watch?v=AUp-Obn59f4

Стадии гражданского процесса

Образец написания ходатайства

В законодательстве страны нет определенных требований, которые предъявляются к написанию ходатайства, поэтому человек может обратиться к общим требованиям, что должно содержаться в заявлении. Сюда следует отнести:

  • контактные данные заявителя в полном объеме;
  • номер рассматриваемого дела;
  • наименование суда, куда направляется обращение;
  • фамилия, имя и отчество обращающегося;
  • фамилия, имя и отчество судьи, который вел судебный процесс;
  • полные данные по делу;
  • дата, когда проходило заседание, а также когда был вынесен вердикт по нему;
  • обосновать, для каких целей требуются эти копии;
  • прописать адрес почты, куда можно направить эти бумаги;
  • поставить число и подпись заявителя.

Сколько дней ждать выдачи бумаг

В обязанности работников канцелярии входит рассмотрение обращения, а затем выдача бумаг по определенному заседанию.

Чтобы получить полный отчет по гражданскому делу, придется подождать около пяти дней, так как после провозглашения резолютивной части работникам суда понадобится время для оформления всех документов.

Если рассмотреть этот факт, то можно понять, что обратиться в канцелярию можно спустя этот период времени.

Обратите внимание! Если дело рассматривалось в мировом суде, то там данные бумаги не оформляются, они могут быть сделаны только по просьбе заинтересованной стороны.

Чтобы подать заявление, гражданину предоставляется от трех до пятнадцати дней, здесь все будет зависеть от того, принимал ли участие человек в заседании. В этом случае от подачи заявления отсчитывают пять суток.

Очень схожи правила в упрощенном производстве, здесь заявитель может не только написать обращение с просьбой выдачи копий, но еще и имеет право подать апелляционную жалобу, при которой также обязаны изготовить копию решения.

Арбитражный процесс имеет свои законы, здесь также соблюдается пятидневный срок, в течение которого обращающийся должен получить требуемые документы. Но в данном случае обязательно составляется ходатайство.

Обращающемуся стоит учесть, что указанные сроки могут не всегда соблюдаться судом, хотя по закону предоставляется всего пять суток, этот срок может быть значительно больше.

По этой причине рекомендуется сначала обратиться за консультацией юриста, чтобы тот подсказал, как лучше написать обращение и на что сделать упор.

Получение решения по гражданскому делу – сроки

Многие граждане задаются вопросом, как получить решение суда по гражданскому делу на руки? Если рассмотреть нормы Гражданского Кодекса, то можно увидеть, что решение суд принимает только в комнате для совещаний, или же вердикт выносится коллегией, если принимают решение сразу несколько судей. Никакие другие стороны не имеют права присутствовать при этом процессе. Как только результат станет известен, начинается оформление решения суда. Как говорит закон, судья может оформить такие бумаги не сразу после окончания заседания, а в течение пяти суток после него.

Хотя мотивировочная часть будет отсутствовать, резолютивная пишется сразу после вынесения вердикта, именно она и зачитывается судьей в конце заседания. Когда дело рассматривается в мировом суде, там мотивировочная часть вовсе может отсутствовать.

В заключение надо заметить, что каждый участник судебного процесса имеет право получить вердикт в письменном виде, но чтобы бумаги были выданы, необходимо иметь основания для этого. Обычно к заявлению прикладывается направление из определенной инстанции, в котором требуется получение результата на руки.

Получить бумаги можно в течение пяти дней после обращения с заявлением в канцелярию. Стоит учесть, что из мирового суда ждать бумаги придется дольше, так как решение будет писаться по письму обращающегося.

Гражданин обязан учитывать тот факт, что ему могут отказать в выдаче копий из дела, причины которого будут указаны в ответном письме.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/kak-polucit-resenie-suda.html

Заявление о выдаче копии решения суда из архива

Образец заявления о выдаче копии решения суда по гражданскому делу, с учетом последних изменений действующего законодательства. Рассмотрение дела по существу заканчивается вынесением судебного решения. Лица, принимавшие участие в рассмотрении дела, вправе получить копию такого решения. Решение суда может быть изготовлено судом сразу же после рассмотрения дела, в совещательной комнате.

Однако, чаще всего, судья откладывает изготовление мотивированного решения. Особенно это касается сложных дел, например, по иску о лишении родительских прав.

Об отложении изготовления полного текста решения, с конкретной датой, судья объявляет участникам дела после выхода из совещательной комнаты.

Мировые судьи изготавливают полное решение только после подачи заявления о составлении мотивированного решения.

Источник: https://gphml5.com/kak-vzyat-reshenie-suda-iz-arhiva/

Исполнение запросов в организации архива

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

В каждом архиве организации необходимо организовать использование хранящихся документов.

На практике очень часто требуется на основании архивных документов подготовить информацию – делается архивная справка, другой вариант – архивная выписка, еще один распространенный случай – изготовление архивной копии.

Для передачи подготовленных документов заявителю можно составить сопроводительное письмо. На сайте приведены рекомендации по исполнению поступающих запросов в архив конкретной организации с образцами перечисленных документов.

Как привило, в архив организации могут поступать запросы от оформляющих пенсию, для подтверждения какой-либо льготы, поэтому самые распространенные обращения касаются заработной платы, стажа работы, некогда произошедших на работе несчастных случаев, о полученных наградах, об образовании (последнее актуально в учебных заведениях).

В архиве организации обязаны подготовить и бесплатно предоставить информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается.

Чтобы избежать неприятностей в дальнейшем (включая возможные судебные преследования), во время исполнения запроса скрупулезно соблюдаем правило: предоставлять архивные сведения только тем, кого они действительно касаются (например, подтвердить свой стаж), а не просто информация очень необходима (например, чтобы найти друга детства). Так что, при подготовке ответа помним о защите персональных данных – сейчас на этом особенно зациклены.

Сначала получение запроса

Первоначально требуется, чтобы в архив поступил письменный запрос от гражданина (обычно ранее работавшего здесь) или сторонней организации, при этом не имеет значение способ доставки. Сам запрос может быть направлен по почте, а может быть и доставлен лично.

Обращение составляется в произвольной форме (необходимо только привести необходимый минимум сведений) или в организации уже может быть заранее заготовлен образец. В этом случае заявителю только следует переписать его, включив свои личные данные.

Согласно принятому в организации порядку делопроизводства запрос проходит последовательно стадии документооборота – регистрацию документа, рассмотрение руководством и передачу его на исполнение в архив своей организации.

Найти документы в архиве для исполнения запроса

У обратившегося с запросом имеется необходимость подтвердить нужные ему сведения согласно имеющимся в архиве организации документам.

Хочу сразу обратить внимание, что документы, составленные самим обращающимся за справкой, совершенно не могут служить основанием для ее подготовки.

Имеется в виду, что нельзя использовать для подготовки ответа документы, написанные собственноручно заявителем в период его работы в этой организации. Это может быть, точнее не может быть автобиография, анкета и т.п.

Для работы требуется использовать только официальные документы, в установленном порядке подписанные в свое время руководством организации.

Архивные дела могут быть выданы в структурные подразделения для исполнения запроса. Например, в бухгалтерию или отдел кадров, при этом запрос поступит в это подразделение, а в архив организации направят заявку на выдачу нужного дела. В ином случае непосредственно сам работник архива может приступить к подготовке ответа. Все зависит от распределения обязанностей в вашей организации.

Как бы то ни было, в зависимости от запрашиваемой информации первоначально определяют перечень документов в архиве, которые потребуются для работы. Как правило, основным справочным аппаратом в архиве используются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Поиск нужных дел проводить быстро и удобно, когда описи дублируются в электронном виде.

Таким образом, используя имеющиеся архивные описи, отмечают номера дел, которые потребуются для исполнения запроса, проводят их поиск и собственно отбор нужных дел. Проще говоря, на рабочем столе должны оказаться необходимые для исполнения запроса дела, которые нахватали с различных полок в архиве.

Непосредственное исполнение запроса в архиве

Для подготовки информации о трудовом стаже работы и заработной плате очень даже пригодятся сведения о наименованиях структурных подразделений, в которых работал человек (их переименование или переход из одного в другое на протяжении всего интересующего периода). И самый простейший способ получения этих сведений – заглянуть в трудовую книжку (на самом деле часто – в ее копию).

Поэтому при наличии указанных изменений (переходов, переименований и т.п.) за интересующий период работы будет очень умно запросить данную информацию непосредственно у заявителя (попросить сделать копию трудовой или перечислить все изменения в запросе).

Другой способ – приступить к изучению приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в данной организации.

Чтобы не завысить период трудового стажа или сумму заработной платы следует учитывать вероятность наличия нескольких приказов о приеме и увольнении.

Ибо ситуации и люди бывают разные, и данный человек мог несколько раз, проработав всего несколько дней (месяцев), увольняться, устраиваться на работу, опять уходить.

Не забываем, что иногда фамилия обратившегося может быть другой в интересующий период, изменяться (чаще всего у женщин при вступлении в брак), поэтому надо поинтересоваться о фамилии на период запроса. Иначе так вообще можно не найти никакой нужной информации.

Изучать документы предпочтительно начинать с последнего года работы заявителя в конкретной организации, поэтому следует уточнить наличия в запросе периода его работы. Все, что помнит человек о времени приема и увольнении с работы (год, месяц, лучше добиться от него даже указания конкретного числа).

Чтобы оформить подтверждение трудового стажа часто достаточно подготовить копии нужных приказов по личному составу. Для подтверждения зарплаты первым делом изучают лицевые счета по заработной плате, если нет таковых, то обращаются к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы.

Если требуют из архива подлинники личных документов

Типичный пример – в личных делах студентов имеются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.). Позднее такие документы могут попросить выдать.

Еще один пример запроса подлинников документов – своевременно невостребованные трудовые книжки (например, в связи со смертью). На самом деле речь может идти о различных видах личных документов, не полученным по каким-либо причинам в свое время их владельцами, и поэтому оказавшимся в архиве организации.

С разрешения руководителя по запросу владельца или его родственника выдача из архива организации подлинников личных документов допускается. Требуется только предъявлять документ, удостоверяющий личность, доверенным лицам потребуется еще нотариально заверенная доверенность. Такие документы допускается также отправлять по запросу ценным письмом.

О сроках подготовки ответа (на основании нормативных требований):

  • в любом случае после регистрации запроса срок ответа составляет не более 30 дней, он может быть продлен еще на 1-30 дней (заявителя в этом случае уведомляют);
  • в общем случае при подготовке информации с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) срок не превышает 15 дней с момента регистрации запроса;
  • если для исполнения запроса его необходимо переслать в иную организацию (т.е. при отсутствии требующихся архивных документов непосредственно в вашей организации), срок устанавливают не более 5 дней.

В результате организации исполнения запроса в архиве на основании архивных документов будет составлен положительный или отрицательный ответ.

Положительный ответ предполагает подготовку документа по определенной форме, который можно вручить (или отправить по почте) заявителю.

На данном сайте вы найдете образец архивной справки, архивной выписки, а также узнаете, как сделать архивную копию. Подготовка перечисленных документов является распространенной формой ответа на запрос в архивы.

Евгения Полоса

К записи 18 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/ispolnenie-zaprosov-v-arhivah.html

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Кадастровая палата имеет свой архивный отдел. Это своеобразное хранилище комплектного типа. В нем находится документация кадастровых дел.

Материалы сохраняются на писчей бумаге, а также в электронной вариации. На сегодняшний день львиная доля бумажного фонда переведена в цифру.

Это значит, что документацию теперь дозволено получить независимо от того, в каком месте нашей страны зарегистрирована недвижимость.

Кадастровое дело. Разбираемся, что это такое?

Это совокупный пакет документов, что скомплектованы и приведены в систему в законодательном порядке. Такие материалы являются базисом для занесения данных об определенном объекте в ЕГРН.

В состав документов входят те, что свидетельствуют о создании или о завершении срока существования той или иной недвижимости.

Также пакет содержит информацию об изменении базовых характеристик строения.

Оцифровка каких материалов проводится?

Большинство материалов, что поступают или хранятся на бумаге, подлежат дублированию на цифровые носители. Это касается заявлений об учете планов, как технических, так и межевых. Речь идет также об актах обследования, что подтверждают ликвидацию объектов.

В перечень входят копии таких разрешений, как ввод постройки в эксплуатацию, подтверждения согласования границ земельного участка и другие. Все файлы, что созданы по делу, заверяются. На них ставит электронную роспись сотрудник архива.

Если в архив поступили электронные материалы, они хранятся исключительно в электронной вариации.

Когда востребованы архивные материалы?

Чаще всего в копиях нуждаются при совершении разного рода сделок. Организации и частные лица могут прислать запрос на получение копий не только при проведении операций с недвижимостью, но и при возникновении споров вокруг земельных вопросов.

Например, обычно делают запрос на получение копий планов, материалов, что подтверждают принадлежность надела к той или иной земельной категории.

Зачастую гражданам или копаниям нужно подтверждение на разрешение применения земли, на изменение предназначения помещения и прочие.

Кто может запросить выписки?

Копии предоставляются владельцам или их представителям, назначенным в законном порядке. Материалы, на базе которых внесены данные в Единый госреестр по недвижимости могут выдаваться также юрлицам или физическим лицам, что имеют доверенности от владельца недвижимости или от его представителя, утвержденного законным путем.

Выдадут ли в архиве оригиналы документов?

Материалы всех дел, оформленные кадастровой службой, строго учтены. Поэтому, по официальному требованию выдаются исключительно их копии. Что касается оригиналов, то они бессрочно сохраняются в архивном отделе палаты. Их изъятие невозможно. Утилизация не проводится даже тогда, когда объект ликвидируется.

Каков порядок запроса копий?

Представление подается в офис МФЦ, расположенный поблизости от дома. Можно направить запрос почтой, указав адрес палаты. Есть еще один способ. Некоторые пользуются услугами Росреестра. У организации имеется специальный интернет-сервис. На один запрос можно получить только 1 документ.

Чем отличается электронная копия от бумажной?

Сегодня есть возможность заказать копию материалов на объекты, данные о которых включены в ЕГРН. Получить ответ можно в виде бумажной справки или на электронную почту. Копия электронного образца равнозначна справке, выданной в бумажном виде, ведь она заверена. Электронная подпись ставится специалистом палаты. Кроме того, электронная версия дешевле стоит.

Каковы сроки предоставления архивных копий?

Любой запрос может рассматриваться в течение 3-х дней, исключая выходные. Чтобы оформить и отправить выписку из архивных материалов, специалисты могут использовать срок не более тридцати дней. Точкой отсчета является день регистрации запроса.

Возможно ли сделать запрос в архив, что находится в другом регионе?

Такая процедура, как оцифровка, способна решить вопросы хранения материалов продолжительное время. Использование «цифры» дает возможность быстро проводить все операции с объектами недвижимости, даже по принципу экстерриториальности. Выписки выдаются вне зависимости от того, где расположено недвижимое имущество.

В частности, жители Екатеринбурга, что унаследовали дом в Московской области, могут оформить документы на него, без выезда из своего региона. В таких случаях сотрудники палаты выписки передают из архива в архив в виде электронных документов.

За счет таких действий сроки экстерриториальных услуг равняются обычным срокам подготовки копий.

Есть ли возможность заказать выписку из не оцифрованной информации?

Все документы, что хранятся на бумаге, обязательно приведут к «цифре», но, делается это поэтапно. Если пришел запрос на выписку из бумажного документа, такое дело сканируют, не дожидаясь очереди. В дальнейшем материалы сохраняются в обоих форматах: в цифровом и бумажном.

Где же хранятся выписки на недвижимое имущество, которые не получены заказчиками в МФЦ?

Те документы, что уже подготовлены и переданы в многофункциональный центр, откуда их должен забрать заявитель, сохраняются в его офисе на протяжении 30 суток. Если в силу каких-либо причин за ними не приходит заявитель, то через месяц материалы передаются в кадастровый архив определенного региона. Там они хранятся постоянно.

Получить такие материалы можно по месту их хранения в тот день, когда заявитель обратиться с такой просьбой. Запрос можно сделать экстерриториально. Для этого следует обращаться в филиал палаты, ближайший к заявителю. Получить документы следует в срок не позднее 30-ти суток. Если заявитель опоздал, выписки возвращаются на место хранения.

Заказанные материалы может доставить владельцу курьерская служба.

Если вам нужна бесплатная консультация по оформлению вашей недвижимости, позвоните нам по номеру 8 (499) 350-80-89. Мы с радостью вам поможем.
С уважением, Центральное Кадастровое Бюро.

Источник: https://prokadastr.com/poluchenie-dokumentov-iz-arhiva/

Личные дела уволенных сотрудников

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда.

Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BB%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B0-%D1%83%D0%B2%D0%BE%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2/

Как составляется архив личных дел уволенных работников

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы.

Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Потребность в архиве

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

Формирование личного дела

Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

  • Анкета и резюме.
  • Личный листок отдела кадров.
  • Характеристики на сотрудника.
  • ИНН, страховое свидетельство.
  • Трудовой договор.
  • Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
  • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  • Анкеты — не менее 12 месяцев.
  • Выписки из отчётов — 75 лет.
  • Списки работников — также 75 лет.
  • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
  • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме.

Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Источник: https://trud.help/docs/arhiv-lichnyih-del/

Документы по личному составу — Как написать историю своей семьи?

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Дореволюции

Информация о ваших предках может храниться вследующих видах документов.

  1. На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
  2. Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
  3. Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
  4. Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
  5. Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1815 год

Женскиедокументы по личному составу

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей,когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

  • Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
  • При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
  • Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Свидетельство об окончании курсов учения в Беличанском одноклассном начальном народном училище в 1913 году (женские курсы)

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

Документыпо личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуацияизменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

Список участников съезда членов партии 1927 года, указаны подробные личные сведения. Документы по личному составу

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

  • ФИО,
  • Пол,
  • год рождения,
  • социальное положение,
  • Национальность,
  • Союзный стаж,
  • Партийный стаж,
  • Стаж активной работы,
  • Масштаб союзной работы,
  • В который раз выбирается в состав этого комитета,
  • Где и в качестве кого работал до этого съезда,
  • Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личноедело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилосьличное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всюподноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

  1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
  2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
  3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
  4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
  5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
  6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
  7. Автобиография.
  8. Характеристика на работника.

Список комсомольцев-активистов Новгородского уездной партийной организации. Указаны не только анкетные биографические данные, но и характеристика.

Анкетыответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводилисьна каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкетыкандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год . Документы по личному составу

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

  • Фамилия, имя отчество.
  • Возраст.
  • Основная профессия.
  • Состав семьи.
  • Национальность.
  • Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Источник: https://yulianovozhilova.ru/doc-lichnyi-sostav/

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Как правильно изьять личное дело из архива по запросу

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1669

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: