Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

Содержание
  1. Как работать с документами потписка банкоми на предприятия
  2. Обмен платежными документами с банком прямо из системы «1С:Предприятие 8»
  3. Первичная документация
  4. Нюансы документального оформления кассовых операций
  5. Выписка банка, документ Выписка банка, как получить, электронная выписка банка
  6. Выписка банка по счету организации
  7. Особенности формирования документа
  8. Проверка банковской выписки
  9. Сомнения по поводу электронных выписок
  10. Выписка из банка: образец
  11. Как упростить работу с первичными документами
  12. Выставление счетов в неурочное время
  13. Заведение первичных документов в учет
  14. Хранение и систематизация первички
  15. Работа с первичными документами: как организовать передачу документов при удаленном бухгалтерском обслуживании
  16. Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом
  17. 1. Дайте клиенту право создавать документы
  18. 2. Настройте интеграцию с банками
  19. 3. Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис
  20. 4. Помогите клиенту перейти на электронный документооборот
  21. Как убедить клиента работать с электронными копиями
  22. Оригиналы хранятся в надежном месте
  23. Высокая оперативность
  24. Справедливая цена
  25. Защита от санкций
  26. 10 российских банковских и бухгалтерских сервисов для предпринимателей — Право на vc.ru
  27. Modulbank
  28. «Точка»
  29. «Тинькофф Банк»
  30. «Моё дело»
  31. «Контур»
  32. «Ассистент ПРО»
  33. «Небо»
  34. Imboss
  35. «Фингу.ру»

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

19 июля 2020 19 июля 2020 Современные обслуживающие бухгалтерии все чаще переходят на дистанционную работу с клиентами (об этой модели обслуживания см. «»).

Соответственно, у них возникает вопрос о том, как наиболее эффективно организовать передачу «первички» от клиента бухгалтеру-аутсорсеру.

Всего 5 лет назад альтернатив не было: бумаги привозили в офис лично или отправляли по почте.

И тот и другой способ требовал от клиента определенных затрат, в результате чего передача «первички» часто откладывалась до последнего момента.

Современные технологии позволяют решить эту проблему на принципиально ином уровне. В настоящей статье эксперты сервиса «» расскажут о том, как упростить передачу «первички» при удаленном бухгалтерском обслуживании и минимизировать риски, связанные с потерей оригиналов документов. Традиционно клиенты передают удаленному бухгалтеру бумажные оригиналы первичных документов или их копии.

Но этот способ связан с определенными ограничениями и рисками.

Начнем с того, что доставка «бумажных» документов может быть не только долгой, но и довольно затратной. Оплата курьера или почтовых расходов на пересылку бумаг увеличивает стоимость бухгалтерского обслуживания для клиента.

А у бухгалтерской фирмы, которая получила «первичку», в свою очередь, возникает задача по хранению бумаг.

Для этой цели приходится выделять офисные площади и оборудование, то есть нести определенные затраты.

Систематизация «бумажных» документов, переданных клиентом, становится еще одной заботой бухгалтерской фирмы. Аутсорсер должен следить за полнотой полученной «первички».

Кроме этого необходимо установить оптимальный способ хранения бумаг, чтобы в случае налоговой проверки иметь возможность в сжатые сроки найти и представить большой объем документов. При этом риск остаться без оригиналов «первички», которая хранится в обслуживающей бухгалтерии, настораживает многих бизнесменов.

Такая неприятность может случиться при разногласиях с бухгалтерской фирмой (например, по поводу оплаты услуг) или в случае форс-мажора.

Также отметим, что отражение в учете данных из «бумажных» первичных документов — рутинная работа, отнимающая много времени, особенно в том случае, если названия в накладных непонятны бухгалтеру.

Приходится каждый раз проверять, отвечает ли документ требованиям закона, проставлены ли в нем все реквизиты и подписи.

Оперативное выставление счетов и закрывающих документов тоже становится головной болью аутсорсеров. Многие владельцы малого бизнеса требовательны в этом вопросе, так как от скорости выставления документов часто зависит их доход.

Чтобы сберечь время, деньги и даже офисное пространство, следуйте принципу: все, что можно перенести в электронно-цифровой вид, — переносите. От бумажных документов можно отказаться частично или полностью. Тогда не придется тратить время на разбор бумаг и не понадобится выделять место под архив (а это деньги, сэкономленные на аренде помещения и оборудовании).

Обмен платежными документами с банком прямо из системы «1С:Предприятие 8»

Получение выписок, передача в банк платёжных счетов, каждодневные операции которые выполняет любое предприятие. «1С:Предприятие» предлагает вам решение, модуль «Клиент банка» установленный на компьютере бухгалтера. С ним вы сможете передавать все необходимые документы дистанционно.

Для обеспечения удобства и безопасности управления счётом в банке, есть возможность прямого обмена с банком из программы Документы заполненные в системе «1С:Предприятие 8» передаются в банк (а также из банка) напрямую без загрузки документов в файл и последующей загрузки в модуль «Клиент банка».

«1С:Предприятие 8» даёт возможность подключиться к банковскому сервису одним из трех способов:

    Использованием электронной подписи Подключением по логину и паролю Через внешнюю обработку Для всех способов подключения настройка обмена производится в одном месте – «Соглашении о прямом обмене с банком», а отправка платежных документов в банк из одной экранной формы. Сценарий работы пользователя с платежными поручениями по варианту №1 — прямое подключение с использованием электронной подписи (ЭП)
      Пользователь оформляет платежный документ в учетной системе «1С:Предприятие 8» Вызывает команду «Сформировать, подписать и отправить» — платежный документ с электронной подписью уходит в банк на исполнение Создается электронный документ и предлагает ввести электронную подпись. После заполнения подписи программа отправит документ в банк.

      Сценарий работы пользователя с платежными поручениями по варианту №2 — прямое подключение по логину и паролю

        Пользователь оформляет платежный документ в учетной системе «1С:Предприятие 8» Вызывает команду «Сформировать, подписать и отправить» — платежный документ уходит в банк для акцептования Программа создает электронный документ и отправляет платежный документ на сервис банка по логину и паролю. Сценарий работы пользователя с платежными поручениями по варианту №3 — подключение через внешнюю обработку
          Пользователь оформляет платежный документ в учетной системе «1С:Предприятие 8» Вызывает команду «Сформировать, подписать и отправить» — платежный документ с электронной подписью уходит в банк на исполнение Программа создает электронный документ, предлагает пользователю подписать его электронной подписью (через механизмы криптографии, поставляемые во внешней обработке) и после подписания внешняя обработка отправляет платежный документ на сервис банка.

Первичная документация

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Все сделки можно разделить на 3 этапа: Результатом будут:

Подтверждают оплату:

  1. кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет.

    Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

  2. выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  1. товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  2. товарная накладная — для товаров;
  3. акт выполненных работ/оказанных услуг.

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  1. договор;
  2. накладная;
  3. акт выполненных работ (оказанных услуг).
  4. бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  5. счёт;

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг.

Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно

Нюансы документального оформления кассовых операций

Источник: https://arbitradv.ru/kak-rabotat-s-dokumentami-potpiska-bankomi-na-predprijatija-85876/

Выписка банка, документ Выписка банка, как получить, электронная выписка банка

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

Выписка из банка – это документ, отражающий движения по счёту за определённый период, а также итоговый баланс. Мы расскажем нашим читателям, для каких целей берётся выписка банка, как её заказать и какую информацию можно получить с помощью этого документа.

  1. Документ «Выписка банка»
  2. Как получить выписку из банка?
  3. Электронная выписка банка
  4. Выписка банка по счету организации
  5. Особенности формирования документа
  6. Проверка банковской выписки
  7. Сомнения по поводу электронных выписок
  8. Выписка из банка: образец
  9. Какая информация указывается в выписке?
  10. Как бухгалтер проверяет и обрабатывает выписки?
  11. Для чего оформляется выписка из банка для физлиц

Работа с выпиской банка заключается в том, чтобы просмотреть: куда и в каком объёме были перечислены средства со счёта, размер и источники зачисляемых сумм, а также узнать итоговый остаток.

Способов получения выписки из банка несколько. Можно:

  • Обратится в отделение банка с паспортом и картой (договором, сберкнижкой и т. п.);
  • Получить мини-выписку СМС-сообщением;
  • Распечатать её в банкомате (обычно показывает последних 7–10 операций);
  • Оформить выписку онлайн, через систему интернет-банкинга;
  • Заказать регулярное получение электронной выписки или выписки, пересылаемой по почте.

Для того чтобы получить более подробную информацию об осуществлённых транзакциях – наименованиях покупок, начисленных комиссиях, адресах, где производилась оплата – оформляется расширенная выписка банка.

Если вы зарегистрированы в системе интернет-банк, то в личном кабинете можно просмотреть и распечатать электронную выписку по счёту, используя меню «Выписка».

Регулярную электронную выписку также можно получать на email. Для этого необходимо обратиться в банк с подтверждающими документами. Такая выписка ничем не отличается от документа на бумажном носителе. Чтобы заверить её – поставить печать, подпись и штамп банка – необходимо обратиться на отделение.

Выписка банка по счету организации

Сведения об операциях, совершенных по счету, отражаются в выписке.

Иначе говоря, выписка банка по счету организации дает возможность бухгалтеру предприятия знать действительную информацию о состоянии расчетного счета и видеть все движения по нему.

Сотрудник предприятия подшивает выписку из банка к первичным документам (платежное поручение), по которым происходило движение средств по счету.

Выписка отражает движение собственных финансов предприятия (приход, расход).

Выдается документ официальному сотруднику предприятия обслуживающим персоналом банка на руки, высылается по почте или в электронном виде ежедневно, если другие сроки не были заранее обговорены сторонами.

Особенности формирования документа

Выписки в большинстве случаев выдаются на следующий день после движения денег по счету организации в банке. Важны особенности формирования документа – это две колонки, в которых отражаются дебет и кредит. В первой отражаются списанные со счета средства, во второй – произведенные на счет зачисления.

Счет предприятия в кредитной организации относится к расчетным, иначе говоря, на нем банк хранит деньги, принадлежащие клиенту. Считаясь должником, финансовое учреждение отображает остаток средств на счете как кредиторскую задолженность.

В связи с тем, что счет предприятия для банка является пассивным, остаток средств отображается в выписке по кредиту. Финансовые средства, списанные со счета организации, уменьшают долг кредитного учреждения, поэтому задолженность перед клиентом становится меньше.

Для организации все с точностью наоборот.

Проверка банковской выписки

Обработка финансовых документов и проверка банковской выписки происходит в день их получения бухгалтером предприятия.

В должностные обязанности бухгалтерия компании или предприятия входит:

  1. проверить и прикрепить все оправдательные документы по выписке о зачислении и списании средств;
  2. сверить все записи в выписке с первичными документами. При обнаружении несоответствий и расхождений в документах бухгалтер обязан срочно связаться с сотрудником банковского учреждения;
  3. по правому полю выписки бухгалтер проставляет коды счетов. Ставятся они напротив соответствующих сумм;

Действия бухгалтера помогают производить контроль за средствами предприятия, формировать сведения для проверяющих органов, приводить документы в законченный вид перед их окончательной архивацией.

Сомнения по поводу электронных выписок

Бухгалтеров, работающих на предприятиях, которые внедрили систему электронного документооборота («Бухучет 1С», «Клиент-банк») посещают сомнения по поводу электронных выписок, как их правильно необходимо хранить и должны ли они распечатываться.

Отсутствуют нормативные документы, которые прямо бы разрешали или запрещали хранение электронных выписок в формате PDF, поэтому ситуация несколько усложняется. При этом действует правило ст.9 ФЗ №129, по которому предприятие обязано по требования органов проверки или другого уполномоченного лица изготовить за свой счет и представить первичные документы в электронном виде.

Многие банки после перехода на систему интернет-обслуживания отказываются выдавать требуемые выписки, предлагая клиентам самостоятельно распечатать и заверить документы по мере надобности.

Выписка из банка: образец

Если предприятие самостоятельно ведет более современный финансовый учет, то будет правильно установить для своего удобства электронный банк. Бухгалтер лично сможет следить за всеми движениями средств на счетах подотчетного предприятия, при этом выписку из банка сможет самостоятельно легко распечатать в любое время без отрыва от работы.

Для заполнения такого бланка ручным способом подойдет стандартная выписка из банка: образец можно скачать в интернете, открыть в редакторе Excel и уже там внести необходимые правки. Главное, чтобы документ содержал необходимую информацию.

Выписки по счету в банках могут немного отличаться по внешнему виду, потому что распечатываются на разной технике. Важнее выяснить, какая информация указывается в выписке.

  1. «Дата проводки» – дата операции по счету клиента;
  2. «Счет получателя» – № расчетного счета получателя;
  3. «ВО» – вид финансовой операции;
  4. «Ном. док. Банка» – входящий № документа;
  5. «Ном. док. Клиента» – № платежного документа;
  6. «БИК банка корр» – БИК банка получателя;
  7. «Корр. Счет» – корреспондирующий счет банка;
  8. «Счет плательщика» – № счета плательщика;
  9. «Дебет» (приход клиента);
  10. «Кредит» (расход клиента).

Получить выписку в банке может только официально уполномоченный для этого сотрудник предприятия. Перечень таких лиц составляется руководителем организации и главным бухгалтером. Обычно занимается финансовыми документами бухгалтерский состав.

Как бухгалтер проверяет и обрабатывает выписки? Сотрудник получает выписки по счету в банке, проверяет сопутствующие документы, сравнивая суммы и даты. В случае расхождения информации работник обязан срочно обратиться в банк.

Некоторые бухгалтера для собственного удобства при проверке выписки помечают на полях документа корреспондирующие счета, которые пригодятся для совершения проводки. В этот же день необходимо внести проверенные выписки в систему движения средств на предприятии.

Применяя правило «двойной записи», бухгалтер таким простым способом осуществляет проводку каждой операции.

Выписка из банка иногда необходима и физическим лицам. Для чего оформляется выписка из банка для физлиц и когда она необходима?

  1. При закрытии кредитного договора такой документ является подтверждением, что заемщик выполнил свои обязательства перед банком.
  2. Пригодится выписка при рассмотрении кредитного дела в суде по просроченной задолженности. Документ отражает все удержанные пени, штрафы и платежи. Если кредитный договор и выписку принести в Роспотребнадзор, то можно получить рекомендованное письмо, которое суд иногда принимает во внимание и это поможет списать штрафы, пени.
  3. Выписка по счету необходима при получении визы, подтверждает платежеспособность человека.

Выписка по счету помогает контролировать финансы на дебетовой карте.

Источник: https://www.Sravni.ru/enciklopediya/info/vypiska-banka--dlja-chego-ona-nuzhna-i-kak-ejo-poluchit/

Как упростить работу с первичными документами

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

Традиционно бумаги передаются из рук в руки, часто с опозданиями, порой теряются.

Если в игру вступают курьер или «Почта России», повышаются финансовые и временные издержки, приходится тратить время на звонки и напоминания, а передача документов все равно откладывается до последнего момента.

В итоге бухгалтеру, особенно удаленному, чтобы получить документы от директора и менеджеров вовремя и в полном объеме, нужно приложить немало усилий.

«Гаджетный» директор не беспокоит бухгалтера в неурочное время, даже если договорился о сделке с клиентом в субботу и не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет. Такой директор сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка.

Чтобы стимулировать сотрудников передавать документы вовремя, объясните директору важность своевременного получения первички для корректного учета и отчетности.

Это позволит избежать штрафов и претензий от налоговой, а еще получать все вычеты по НДС и не нести финансовых потерь. Согласуйте с руководителем санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием.

Например, закрепите в локальном нормативном акте сроки передачи первички, от соблюдения которых будет зависеть премиальная часть зарплаты сотрудников.

Чтобы оперативно заводить документы в учет, можно принимать сканы документов. Главное договориться о едином канале их передачи — электронной почте или мессенджере, чтобы избежать путаницы и потерь.

— В нашем сервисе есть чат для общения с клиентом, и директора передают сканы прямо через чат. Бухгалтеру удобно отслеживать документы в этом канале, — рассказывает Татьяна Евдокимова, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия.

Правда, при работе со сканами остается проблема с получением оригиналов по привычным каналам и появляется риск дублирования документов.

Поэтому можно перейти на следующий уровень — и начать работать с электронными юридически значимыми документами в бухгалтерской программе или сервисе.

Это позволит оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковскую выписку.

— Электронный документооборот — это отличный способ своевременно получать большую часть первички, — считает Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группы «Бизнес Онлайн». — Мы стараемся максимально подключить клиентам эту возможность, тем более что она включена в тарифы Контур.Бухгалтерии у всех наших клиентов. Нужно сделать только пару кликов, чтобы настроить.

А еще можно дать ограниченный доступ директору и сотрудникам к бухгалтерской программе или сервису, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли в любое время выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и владеть информацией по дебиторке. И тогда не придется «трясти» с них документы в конце месяца.

Выставление счетов в неурочное время

Предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, — значит решить еще одну проблему. Собственники малого бизнеса часто очень щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички.

Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата.

Такие руководители часто требуют не только от аутсорсеров, но и от штатных бухгалтеров формировать первичку в кратчайшие сроки независимо от дня недели и времени суток. Когда директор может это сделать сам, он реже беспокоит бухгалтера.

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка, — рассказывает Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт».

— Как показала практика, наиболее успешные и долгосрочные отношения выстраиваются тогда, когда директор и сам работает в бухгалтерии, и одновременно может контролировать работу бухгалтера.

Он воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсе, прозрачность и доступность того, что мы делаем.

Порой предприниматели опасаются переходить на цифровой документооборот. Работать с бумагами им привычнее. Вот несколько аргументов, которые помогут вам убедить директоров.

  1. Оригиналы документов должны храниться в надежном месте — в офисе директора, который по закону отвечает за предоставление первички налоговикам.
  2. Право выставлять счета и заводить документы дает директору независимость от занятости бухгалтера и позволяет оперативно получать оплаты от клиентов.
  3. Самостоятельное заведение в бухгалтерскую программу части документов — это основание для снижения платы за обслуживание (и это существенный плюс для микро- и малого бизнеса, ресурсы которого весьма ограничены).
  4. Технологичные формы взаимодействия имеют цель — обезопасить директора от претензий и штрафов налоговиков, а также снизить налоговую нагрузку (корректные вычеты по НДС).

Заведение первичных документов в учет

«Ручная» обработка первички — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает львиную долю рабочего времени.

Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. И это все равно не исключает ошибок.

Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.

Так, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать. Вместо того чтобы усердно переносить данные, бухгалтеру достаточно лишь контролировать правильность заполнения строк и делать проводки.

Объясните коллегам важность своевременного получения первички для ведения учета и отчетности. Пропишите санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Договоритесь о едином канале передачи сканов, чтобы оперативно заводить документы в учет.

Чтобы быстро заводить документы, можно также использовать систему распознавания сканов накладных в бухгалтерских программах. Она сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров, а при сомнении в правильности распознавания обратит на это ваше внимание.

Чтобы сэкономить время, которое тратится на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов, переходите на электронные юридически значимые документы. Они вводятся в учет в несколько кликов.

Ошибки, возникающие при «ручной» обработке первички, а также расхождения при налоговой сверке с контрагентом при работе с ЭДО исключены.

Ведь все работают с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить нельзя.

Хранение и систематизация первички

Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.

Штатному бухгалтеру придется заниматься бумажным архивом самостоятельно, а удаленные специалисты могут перепоручить эту задачу клиенту и принимать от него сканы первички или электронные документы.

— Поясните клиенту, что первичка — это ЕГО документы, — советует Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС». — Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор, и отдавать оригиналы кому-нибудь (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

Составьте для директора инструкцию по хранению первички в его офисе. Убедите его, что в этом случае оригиналы не потеряются, как это могло бы случиться, например, при прекращении сотрудничества с удаленным бухгалтером.

— В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, в котором он будет прописан в договоре, — продолжает Елена Спирова. — При этом клиент не освобожден от обязанности восстановить первичку. Последствия могут быть значительно большими, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.

Современные сервисы систематизируют размещение сканов и электронных документов в электронном архиве. Это существенно облегчает хранение и поиск первички. Можете прикрепить скан к заведенному электронному документу, а потом легко найти его при налоговой проверке. В списках бухгалтерского сервиса легче следить за недостающей первичкой, закрытием сделок, оплатами и документами по ним.

— Файлохранилище в Контур.Бухгалтерии позволяет отражать все файлы, которые были переданы бухгалтеру, и помечать обработанные, а недостающие документы видеть в списках операций, — рассказывает Татьяна Евдокимова.

Вам также могут быть интересны другие статьи:

Источник: https://kontur.ru/articles/5239

Работа с первичными документами: как организовать передачу документов при удаленном бухгалтерском обслуживании

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

Традиционно клиенты передают удаленному бухгалтеру бумажные оригиналы первичных документов или их копии. Но этот способ связан с определенными ограничениями и рисками.

Начнем с того, что доставка «бумажных» документов может быть не только долгой, но и довольно затратной.

Оплата курьера или почтовых расходов на пересылку бумаг увеличивает стоимость бухгалтерского обслуживания для клиента.

А у бухгалтерской фирмы, которая получила «первичку», в свою очередь, возникает задача по хранению бумаг. Для этой цели приходится выделять офисные площади и оборудование, то есть нести определенные затраты.

Систематизация «бумажных» документов, переданных клиентом, становится еще одной заботой бухгалтерской фирмы. Аутсорсер должен следить за полнотой полученной «первички». Кроме этого необходимо установить оптимальный способ хранения бумаг, чтобы в случае налоговой проверки иметь возможность в сжатые сроки найти и представить большой объем документов.

При этом риск остаться без оригиналов «первички», которая хранится в обслуживающей бухгалтерии, настораживает многих бизнесменов. Такая неприятность может случиться при разногласиях с бухгалтерской фирмой (например, по поводу оплаты услуг) или в случае форс-мажора.

Также отметим, что отражение в учете данных из «бумажных» первичных документов — рутинная работа, отнимающая много времени, особенно в том случае, если названия в накладных непонятны бухгалтеру.

Приходится каждый раз проверять, отвечает ли документ требованиям закона, проставлены ли в нем все реквизиты и подписи. Оперативное выставление счетов и закрывающих документов тоже становится головной болью аутсорсеров.

Многие владельцы малого бизнеса требовательны в этом вопросе, так как от скорости выставления документов часто зависит их доход.

Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом

Чтобы сберечь время, деньги и даже офисное пространство, следуйте принципу: все, что можно перенести в электронно-цифровой вид, — переносите. От бумажных документов можно отказаться частично или полностью. Тогда не придется тратить время на разбор бумаг и не понадобится выделять место под архив (а это деньги, сэкономленные на аренде помещения и оборудовании).

Другой, не менее важный принцип: все, что можно автоматизировать, — автоматизируйте. Механическую работу по разнесению данных из банковской выписки или заведению накладных от поставщиков компьютерная программа сделает качественнее и быстрее.

Современные бухгалтерские сервисы помогают систематизировать передачу, размещение документов и их поиск в файлохранилище. В таком сервисе можно прикрепить скан к заведенному электронному документу и легко найти этот документ при налоговой проверке.

Удаленному бухгалтеру становится проще следить за списком недостающей «первички», закрытием сделок, оплатой и документами по ним.

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб-сервис

Рассмотрим, что надо сделать для того, чтобы организовать эффективный процесс работы с «первичкой».

1. Дайте клиенту право создавать документы

Современные владельцы и руководители бизнеса любят свободу действий и не любят ждать: если договоренность о сделке достигнута в воскресенье, то предприниматель захочет выставить счет сразу, не дожидаясь понедельника.

Бухгалтерские программы и сервисы позволяют передать ИП или директору компании полномочия по выставлению счетов.

На счете, составленном с помощью такого сервиса, автоматически проставляются логотип, печать и подписи ответственных лиц; из программы документ направляется контрагенту по электронной почте.

Также клиенту можно передать права на занесение в программу накладных, актов и счетов-фактур. Это удобно и выгодно всем: бухгалтерская компания тратит меньше времени на обслуживание, а клиент не привязан к рабочему графику бухгалтера.

Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС»:

— По договоренности с клиентом все накладные на реализацию вносит в программу сотрудник клиента. Это очень удобно: не тормозится выписка документов, программа сразу ставит на документах оттиск печати, и клиент непосредственно из программы отправляет документы своему покупателю. Скорость выписки документов означает скорость оплаты от покупателей.

При этом прямо в программе можно делать сверки расчетов и видеть информацию по дебиторке. В итоге клиент не беспокоит нас по таким вопросам. Мы тоже видим итоговые данные, не теряем время на внесение сведений из документов, что, соответственно, исключает ошибки с нашей стороны. В «Контур.Бухгалтерии» простые отчеты.

Они удобны именно для директора, так как формируются без бухгалтерской информации (счет, субконто, субстатьи и т.п.).

Подключиться к «Контур.Бухгалтерии» для удаленной работы с сотрудниками и клиентами

2. Настройте интеграцию с банками

Участок работы, который точно нужно автоматизировать, — это разнесение данных из банковской выписки. Автоматическая выгрузка выписки из клиент-банка позволяет бухгалтеру не создавать каждую операцию отдельно. Ему остается лишь контролировать правильность заполнения.

Процесс получения самой выписки — автономный и безопасный. Клиенту не нужно выгружать и передавать выписку бухгалтеру: интеграция с банками позволяет все делать в автоматическом режиме. Удаленный бухгалтер, в свою очередь, не может провести ни один платеж — только сформировать платежки и отправить их в интернет-банк клиента для подписания.

3. Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис

Чтобы не терять и не дублировать документы, организуйте их пересылку через единый канал — бухгалтерский сервис. Например, в сервисе «Контур.

Бухгалтерия» для этой цели реализован подключаемый чат, в котором клиент может общаться с удаленным бухгалтером и пересылать сканы документов. Переданные копии можно выгрузить, провести в учете и прикрепить к операциям в программе.

Благодаря этой функции, легко отслеживать, каких документов не хватает, а что уже передано и проведено в учете.

Система распознавания накладных — еще один инструмент, избавляющий от рутинной работы. Система сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров. Если возникли какие-то сомнения в правильности распознавания информации, система обратит на это внимание бухгалтера.

4. Помогите клиенту перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) полностью исключает обмен «бумажными» документами с контрагентами.

  Это относится не только к накладным, актам, счетам-фактурам или УПД, но и к письмам, договорам, счетам, то есть к любым документам, которые составляются при общении с покупателями или поставщиками.

Чтобы стороны могли обмениваться юридически значимой электронной «первичкой», они должны иметь электронные подписи и заключить соглашение о передаче документов в электронном виде. Обмен документами происходит через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок»).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Электронный документооборот экономит время и деньги владельца бизнеса, а для бухгалтера-аутсорсера важно, что эта система позволяет работать с документами 24 часа в сутки и без привязки к офису. Все документы хранятся на серверах оператора ЭДО, и эти документы можно легко найти при налоговых проверках. Электронный архив защищен, его нельзя потерять или уничтожить.

Еще один важный момент: исключены расхождения при сверке с контрагентом, так как работа происходит с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить уже нельзя. Также исключены ошибки, возникающие при обработке «первички», ведь документы не нужно заносить в учет вручную — в системе ЭДО это делается моментально с помощью пары кликов.

Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группа «Бизнес Онлайн»:

— «Диадок» — это отличный способ своевременного получения большей части «первички». Мы стараемся предоставить всем клиентам возможность работать в системе «Диадок», тем более что она включена во все тарифы сервиса «Контур.Бухгалтерия», которым пользуются наши клиенты. Нужно только сделать пару кликов для настройки.

Подключиться к веб‑сервису «Контур.Бухгалтерия»

Также см. «Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания».

Как убедить клиента работать с электронными копиями

Не все клиенты легко соглашаются на предложение бухгалтера использовать в работе только электронные копии документов (то есть документы, оригиналы которых составлены на бумаге, а отсканированные копии переданы бухгалтерской фирме). Но есть аргументы, которые помогут убедить директора или предпринимателя в том, что это выгодно.

Оригиналы хранятся в надежном месте

Обратите внимание клиента на то, что по закону ответственность за наличие учетных документов лежит на руководителе компании или на предпринимателе. Поэтому клиент должен быть заинтересован в том, чтобы бумажные оригиналы «первички» находились у него в офисе. Бухгалтерская фирма, со своей стороны, может составить для него инструкцию по хранению первичных документов.

Также см. «Сколько времени надо хранить документы» и «Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов».

Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС»:

— Нужно пояснить клиенту, что его документы — это только его документы. Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор организации, и отдавать кому-либо оригиналы документов (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, который прописан в договоре. При этом он не освобождается от обязанности восстановить «первичку». А эта процедура требует определенного времени, которого может уже и не быть.

В итоге финансовые потери могут быть значительно больше, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Высокая оперативность

Объясните клиенту плюсы совместной работы. Удаленный бухгалтер не всегда имеет возможность выставлять счета по запросам клиента в нерабочее время (например, в выходные дни или после окончания рабочего дня). Директор вполне может сам отправлять своим контрагентам счета или составлять акты. При этом он не зависит от рабочего графика бухгалтерской фирмы.

Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт»:

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, составляет акты, может посмотреть выписку банка.

Как показала практика, наиболее успешными и долгосрочными бывают отношения с теми клиентами, которые сами работают в бухгалтерском сервисе и одновременно могут контролировать работу бухгалтера.

Такой директор воспринимает эту возможность как неотъемлемую часть сервиса при удаленном бухгалтерском обслуживании. Для клиента этот вариант работы удобен еще и тем, что он не зависит от бухгалтера.

Справедливая цена

Предложите снизить плату за обслуживание тем клиентам, которые сами работают в учетной программе и заводят документы. Малый и микро-бизнес вынужден эффективнее распоряжаться ресурсами, поэтому многие клиенты согласятся на это предложение.

Защита от санкций

Разъясните клиенту, что ваша забота о наличии подтверждающих документов — это, прежде всего, страховка от претензий и штрафов со стороны налоговой инспекции.

Своевременное и корректное отражение в учете необходимых данных заметно сокращает риски проверок и снижает налоговую нагрузку.

Решить эту задачу гораздо проще, если первичные документы передаются в электронном виде с помощью бухгалтерского сервиса.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

В заключение еще раз отметим, что автоматизация передачи и учета «первички» помогает аутсорсеру экономить время и деньги.

Из-за высокой конкуренции бухгалтерским компаниям приходится повышать эффективность бизнес-процессов и увеличивать число клиентов.

Облачные сервисы позволяют максимально упростить и систематизировать работу с первичными документами, а это, в свою очередь, дает аутсорсеру существенное преимущество на рынке бухгалтерских услуг.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/experience/2018/7/13695

10 российских банковских и бухгалтерских сервисов для предпринимателей — Право на vc.ru

Как работать с документами потписка банкоми на предприятия

«Кнопка» — онлайн-сервис, который помогает вести бухгалтерию, решать юридические вопросы, обслуживать расчётный счёт в банке. Обслуживание стоит от 9 тысяч рублей в месяц — в зависимости от размера бизнеса и выбранного тарифного плана.

На выбор доступно три тарифа: «Простая бухгалтерия», «Полная бухгалтерия» и «Команда».

«Простую бухгалтерию» могут подключить только компании из сферы услуг, чей доход в месяц не превышает 2 млн рублей. Доступные услуги: бухучёт и отчётность, консультации, открытие расчётного счёта. Остальные опции нужно докупать.

Тариф «Полная бухгалтерия» включает все возможности тарифа «Простая бухгалтерия».

Подписчикам также доступны ускоренные консультации, подготовка документов, доставка и получению документов от контрагентов (только по Москве), хранение документов, поддержка внешнеэкономической деятельности, ведение расчётных счетов в любых банках, а также 2 часа работы юриста и 2 часа работы бизнес-ассистента в месяц.

В тарифе «Команда», помимо всех возможностей полного плана, предлагается 20-часовая подписка на юриста и бизнес-ассистента в месяц.

Услуги: бухучёт и отчётность, ведение расчётного счёта, подготовка документов.

Обслуживание: от 9000 рублей в месяц.

Modulbank

Modulbank — банковский сервис для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Услуги предоставляются банком «Региональный кредит» (занимает 217-е место в России по размерам активов, данные banki.ru).

Клиенту открывается расчётный счёт и предлагается три тарифных плана: «Стартовый», «Оптимальный» и «Безлимитный».

Пользоваться планом «Стартовый» можно без абонентской платы. Комиссия за платежи в другие банки составляет 90 рублей. Интернет-банк, SMS-информирование и внутрибанковские переводы бесплатны. Месячный лимит на переводы компаниям, ИП, физическим лицам, оплату заработной платы сотрудникам и снятие наличных в банкоматах составляет 5 млн рублей.

План «Оптимальный» обойдётся в 490 рублей в месяц. Комиссия по платежам в другие банки составляет 19 рублей за операцию. Лимит на переводы, оплату заработной платы сотрудникам и снятие наличных — 10 млн рублей. На остаток расчётного счёта начисляется 3% годовых. Можно снять до 50 000 рублей наличными в месяц без комиссии.

Тариф «Безлимитный» стоит 3000 рублей в месяц. Комиссия по платежам в другие банки не взимается. Лимит на переводы, оплату заработной платы сотрудникам и снятие наличных — 30 млн рублей. На остаток расчётного счёта начисляется 5% годовых. Можно снять до 100 тысяч рублей наличными в месяц без комиссии.

Услуги: открытие и ведение расчётного счёта, оплата налоговых платежей, эквайринг, бухучёт, сдача отчётности, юридическая помощь.

Обслуживание: до 3000 рублей в месяц.

«Точка»

«Точка» — сервис для предпринимателей, услуги предоставляются банком «Открытие» (занимает 18-е место по активам в России, данные banki.ru).

«Точка» интегрирована с бухгалтерскими сервисами «Эльба», «Моё дело», «1С», «Контур.Бухгалтерия», «Кнопка» и сотнями бухгалтерских компаний .Клиентам предлагается три плана: «Лоукост», «Эконом» и «Бизнес».

Обслуживание тарифа «Лоукост» стоит 1250 рублей в месяц. Клиентам предоставляется бесплатное резервирование номера счёта, открытие счёта и подключение интернет-банка, 5 бесплатных платежей партнёрам в месяц, бесплатное получение денег с расчётного счёта через переводы физлицам или любые банкоматы до 100 тысяч рублей в месяц.

Обслуживание тарифа «Эконом» стоит 2500 рублей в месяц. На момент публикации заметки для новых клиентов действует акция — первые 3 месяца после открытия счёта обслуживание будет стоить 750 рублей.

Пользователям предлагаются все возможности «начального» плана, а также увеличенный до 100 лимит по бесплатным платежам партнёрам, бесплатное получение денег с расчётного счёта через переводы физлицам или любые банкоматы до 200 тысяч рублей в месяц, бесплатное информирование о состоянии счета, решениях госорганов в электронном виде. Также на остаток по счёту начисляется до 8% годовых.

Обслуживание тарифа «Бизнес» стоит 7500 рублей в месяц. Пользователи могут проводить до 500 бесплатных платежей партнёрам в месяц, без комиссии получать до 300 тысяч рублей в месяц с расчётного счёта.

Клиенты «Точки» могут открывать валютные счета, использовать сервис для торгового, мобильного и интернет-эквайринга и оплаты заработной платы сотрудников.

Услуги: открытие и ведение расчётного счёта, валютные счета, интернет-эквайринг, торговый и мобильный эквайринг, зарплатный проект.

Обслуживание: от 1250 до 7500 рублей в месяц.

«Тинькофф Банк»

Кроме кредитных и дебетовых карт, а также депозитов и страхования, банк «Тинькофф» (занимает 49-е место по активам в России, данные banki.ru) предлагает услуги для предпринимателей и юридических лиц.

Клиентам предлагается мобильный и интернет-банк, услуги эквайринга, оплаты заработной платы сотрудникам, возможность привлечения кредитных средств. На остаток по расчётному счёту начисляется 8% годовых. Банк интегрирован с системой «Тинькофф Таргет» для розничных магазинов, а также сервисами «1С» и «Моё дело».

В скором времени разработчики обещают предоставить пользователям поддержку сдачи отчётности в государственные органы, интеграцию с сервисами «Контур.Эльба», «Контур.Бухгалтерия» и «Кнопка», а также валютные платежи.

Пользователям предлагается два тарифных плана: «Простой» и «Продвинутый».

«Простой» тариф обойдётся в 490 рублей в месяц. Первые 3 платежа не облагаются комиссией, последующие — 99 рублей за платёж. За снятие наличных возьмут 1,5% комиссии, но не менее 99 рублей. Внесение наличных облагается комиссией размером в 299 рублей. Обслуживание одной корпоративной и зарплатных карт бесплатное.

«Продвинутый» стоит 990 рублей в месяц, лимит по безкомиссионным платежам — 10 платежей в месяц. За 990 рублей в месяц можно купить «безлимит» и платежи не будут облагаться комиссией.

Без комиссии в банкоматах можно снимать до 100 тысяч рублей в месяц, при превышении лимита комиссия составит от 79 рублей. Лимит на пополнение тот же — 100 тысяч рублей. Комиссия после превышения лимита составляет 0,25%.

За 1990 рублей в месяц можно отключить комиссию по пополнению средств без лимитов. Также прилагаются бесплатно две корпоративные и зарплатные карты.

Услуги: открытие и ведение расчётного счёта, зарплатный проект, интернет-эквайринг, привлечение кредитных средств.

Обслуживание: от 490 до 990 рублей в месяц.

«Моё дело»

Онлайн-сервис «Моё дело» помогает сдавать бухгалтерскую отчётность, рассчитывать налоговые платежи, выставлять счета и подготавливать документы. Клиентам предлагается четыре тарифных плана: «Отчётность в ФНС для ИП без сотрудников», «УСН + ЕНВД «Без сотрудников»», «УСН + ЕНВД «До 5 сотрудников»» и «УСН + ЕНВД «Максимальный»».

Выбор тарифа определяет организационно-правовая форма бизнеса и количество сотрудников.

За 333 рубля в базовом тарифе можно формировать и отправлять отчётность в налоговые органы для самозанятых предпринимателей без наёмных сотрудников.

За 777 рублей ИП и ООО без сотрудников могут рассчитать налоги и взносы, сформировать и отправить отчётность, подготовить первичные документы и выставить счёт, а также получить консультации экспертов.

В тарифе за 1222 рублей добавляется возможность вести учёт по сотрудникам (не более 5 человек), за 1499 рублей в месяц этот лимит увеличивается до 100 человек.

Услуги: формирование и отправка бухгалтерской отчётности, расчёт налоговых платежей, выставление счетов, подготовка документов.

Обслуживание: от 333 до 1 499 рублей в месяц.

«Контур»

Компания «СКБ-Контур» предлагает набор сервисов для предпринимателей: электронный бухгалтер «Эльба», система проверки контрагентов «Фокус», сдачу отчётности через интернет с помощью «Экстерна», электронный документооборот «Диадок», сервисы «Электронная подпись» и «Контур.Бухгалтерия». У каждого сервиса свои тарифы и уровень цен.

Услуги: электронный документооборот, бухгалтерский учёт и отчётность, электронные подписи, проверка контрагентов

Обслуживание: в зависимости от сервиса.

«Ассистент ПРО»

«Ассистент Про» — набор сервисов для предпринимателей, включающий электронную бухгалтерию, подготовку первичной документации, сервис сдачи отчётности в государственные органы, кадровый учёт, а также консультации по бухгалтерии, налогообложению и бизнесу.

Сервисы «Учёт» и «Документы» бесплатны для пользователей. «Отчётность» обойдётся в сумму от 299 рублей в месяц, «Сотрудники» и «Консультации» — от 399 рублей в месяц. Каждый модуль можно подключать по отдельности.

Услуги: бухучёт, отчётность, документооборот, кадровый учёт.

Обслуживание: в зависимости от сервиса.

«Небо»

«Небо» — онлайн-сервис для бухгалтерского учёта и сдачи отчётности. «Небо» предлагает три продукта: «Онлайн Бухгалтерия», «Электронная отчётность» и «Бухобслуживание».

«Онлайн Бухгалтерия» включает календарь отчётности, книгу доходов и расходов, шаблоны печатных форм, журнал операций, кассовую книгу и учёт продаж. Сервис интегрирован с «Альфа-Банком» и банком для предпринимателей «Точка». Стоимость обслуживания — 500 рублей. Отправка отчётности с помощью одноимённого сервиса будет стоить дополнительно от 100 рублей.

«Бухобслуживание» предлагает обработку банковских выписок, внесение первичной документации и начальных остатков в «Небо», формирование и сдачу отчётности, расчёт налогов, взносов и заработной платы сотрудникам. Стоимость обслуживания — от 980 рублей.

Услуги: бухгалтерский учёт и отчётность.

Обслуживание: от 500 рублей в месяц (в зависимости от тарифа и налогового режима).

Imboss

Imboss делает акцент на малый бизнес. Пользователям доступны бухгалтерия, отправка отчётности, складской учёт, учёт продаж. Также Imboss поможет сформировать пакет документов для открытия ИП или ООО.

Доступно два тарифных плана: «Стартовый» и «Бизнес». В тарифе «Стартовый» есть ограничения на пользователей (не более одного) и операции (не более 100 в год). В тарифе «Бизнес» таких ограничений нет. Также в нём доступны электронная отчётность, CRM, выписка из реестра ЕГРЮЛ.

Услуги: бухгалтерская отчёность.

Обслуживание: от 0 рублей в месяц.

«Фингу.ру»

«Фингу.ру» — сервис для бухгалтерского обслуживания предпринимателей и юридических лиц. Среди партнёров проекта: «Альфа-Банк», «Контур.Бухгалтерия», «Моё Дело».

Пользователям предлагается 3 тарифных плана: «Начинающий», «Уверенный» и «Профессионал».

В тариф «Начинающий» (от 1500 рублей в месяц) включено 5 операций с документами, налоговая и бухгалтерская отчётность и персональный ассистент. Тариф «Уверенный» (от 6000 рублей в месяц) включает 50 операций и расчёт заработной платы одного сотрудника. В «профессиональном» тарифе (от 12 тысяч рублей в месяц) помимо 50 операций включён бесплатный финансовый анализ.

Услуги: бухгалтерский учёт, отчётность, расчёт заработной платы сотрудникам.

Обслуживание: от 1500 рублей в месяц.

Источник: https://vc.ru/legal/13694-services-for-entrepreneurs

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: