Классификация личного дела

Содержание
  1. Перечень документов в личном деле сотрудника
  2. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  3. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020
  4. Что допускается, но с согласия работника
  5. Как правильно вести
  6. Сколько хранить
  7. Состав личного дела работника
  8. О чем речь
  9. Какие документы должны быть
  10. На что обратить внимание
  11. Текущее хранение документов: порядок формирования дел
  12. Правила и сроки хранения документов
  13. Порядок формирования дел
  14. Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
  15. Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению
  16. Чем регламентируется порядок их ведения
  17. Формирование личного дела сотрудника
  18. Что в нем должно быть
  19. Личная карточка сотрудника по форме Т-2
  20. Хранение
  21. Что делать с личными делами уволенных работников
  22. Сроки хранения
  23. Порядок передачи в архив
  24. Какие есть нюансы
  25. Документ “личное дело работника”: особенности ведения
  26. Особенности документа
  27. Состав личного дела сотрудника
  28. Основные правила создания и ведения личных дел
  29. Дополнительные сведения
  30. Как выглядит личное дело?
  31. Как вести дело в частных компаниях
  32. Как вести дело в государственных организациях
  33. Документы в личном деле
  34. Порядок оформления
  35. Хранение личного дела
  36. Копия личного дела работника
  37. Образец личного дела
  38. Выдача личного дела работникам

Перечень документов в личном деле сотрудника

Классификация личного дела

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Состав личного дела работника

Классификация личного дела

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Классификация личного дела

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75402/

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Классификация личного дела

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Документ “личное дело работника”: особенности ведения

Классификация личного дела

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу.

Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников.

Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются.

Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место.

Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте.

У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений.

Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п.

, предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

  1. Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
  2. Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
  3. Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
  4. Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
  5. Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
  6. Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
  7. Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
  8. Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
  9. Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке.

Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы.

В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив.

Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям).

Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды.

В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно.

Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц.

Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела – это личная тайна.

 Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании.

 Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд.

Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

Источник: https://1popersonalu.ru/info/lichnoe-delo-rabotnika.html

Как выглядит личное дело?

Классификация личного дела

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей.

Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия.

В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

  • руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
  • руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
  • заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
  • ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
  • материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
  • работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации.

Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника.

В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609.

Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

  • сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
  • отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
  • создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
  • установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
  • регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

  • заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
  • приказ о назначении работника на должность;
  • различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
  • личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
  • все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
  • трудовой договор между работником и работодателем;
  • приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
  • соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
  • справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
  • справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

  • паспорта сотрудника;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС трудоустраивающегося лица;
  • военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
  • приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
  • приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
  • трудовой книжки;
  • справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

  • На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
  • В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
  • Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

  • Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
  • Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
  • Дату составления документа.
  • Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

  • Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
  • Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
  • Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства.

Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ.

Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

  • Титульный лист.
  • Опись документов.
  • Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное.

В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника.

В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/legal/kak-vygliadit-lichnoe-delo-5bdcc16bf3ba5b00abfcaf26

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: