Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Содержание
  1. Правила написания и оформления деловых писем
  2. Зачем нужна деловая переписка
  3. Отличия деловых писем от других 
  4. Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
  5. Проверьте свой адрес электронной почты
  6. Выберите адекватный шрифт
  7. Продумайте тему
  8. Представьтесь
  9. Соблюдайте краткость
  10. Используйте формальное завершение
  11. Разработайте подпись
  12. Проведите корректуру
  13. Виды писем
  14. В какие сроки нужно ответить на письмо
  15. Как написать деловое письмо после проведенной встречи 
  16. Оформление реквизита «Адресат»
  17. Адресат – должностное лицо
  18. Адресат – организация
  19. Адресат – структурное подразделение
  20. Адресат – физическое лицо
  21. Адресат – несколько организаций или структурных подразделений
  22. Размещение реквизита «адресат» на бланке
  23. Технические вопросы
  24. Приветствие или прощание? Как не попасть впросак
  25. «Многоуважаемый, нижайше вас прошу»: архаизмы в наши дни
  26. Нейтральное обращение. Не перегибаем палку
  27. Дипломатическая переписка. Секреты обращения
  28. Речевой этикет в деловой переписке
  29. Обращение в деловой переписке 
  30. Тональность писем и этикетные средства
  31. Этические нормы деловой переписки
  32. Когда пишется уважаемый в деловых письмах
  33. Оформление заключительной части
  34. Кто должен выступать в роли автора письма
  35. Деловое письмо — образец, примеры и виды
  36. Деловое письмо на русском языке: структура

Правила написания и оформления деловых писем

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. 

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

  • официальное приветствие;
  • вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
  • главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
  • заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
  • контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  • вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  • Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
  • Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  • Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе romaffka666@mail.ru, заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  • «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  • «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
  • «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  • «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
  • «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  • «Follow RE: телефонный звонок»;
  • «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

  • Спасибо за уделённое время;
  • С уважением;
  • Заранее благодарю за ответ;
  • С нетерпением жду Вашего ответа;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  • Имя;
  • Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  • Должность;
  • Статусы, профессиональные награды, степени.
  • Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  • информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  • запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
  • претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  • нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

  • тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
  • договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
  • благодарность за уделенное время; 
  • пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
  • контактные данные участников встречи.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/

Оформление реквизита «Адресат»

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

  • наименование адресата (получателя письма);
  • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  • должностное лицо/несколько должностных лиц;
  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • группа организаций;
  • физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
  • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

  • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/

Культура составления письма существует очень давно.

Во времена, когда современная электронная почта была явлением из разряда фантастики, письма писались от руки, долго шли к адресату, каждое слово было на вес золота.

Ни бумагу, ни чернила не тратили просто так. Не зря переписка некоторых известных философов, мыслителей и писателей дошла до наших дней и изучается как литературные произведения.

Что же делать сейчас, когда устаревшие письма-обращения вроде бы неуместны? Но обращаться приходится, причем каждый день и по разным поводам. Как начать деловое письмо, чтобы сразу настроить собеседника на нужную волну?

Приветствие или прощание? Как не попасть впросак

Начнем сразу с «вирусной» фразы «доброго времени суток». Тот самый случай, когда «благими намерениями…» Шуточное обращение моментально вошло в деловую (и не только) переписку. Многие, видимо, думают, что таким обращением они уважают право корреспондента прочитать письмо в любое удобное ему время. Однако такое псевдоуважение в корне неверно.

Даже на слух фраза громоздкая и неудобная. С точки зрения грамматики она также неправильна. Родительный падеж в русском языке традиционно употребляется при прощании: «всего хорошего», «приятного дня», при этом опускается глагол «желаю».

При встрече же (даже виртуальной) используются конструкции в именительном падеже: «добрый вечер», «доброе утро».

Что же делать, когда вы не уверены, утро у собеседника или ночь?

Универсальное обращение в деловых письмах — «здравствуйте» или «добрый день». Интересный нюанс — слова «утро» и «вечер» имеют посыл ко времени суток, нейтральное же «добрый день» по этикету может применяться в любое время дня и ночи. Все еще режет слух? Пишите «здравствуйте»!

«Многоуважаемый, нижайше вас прошу»: архаизмы в наши дни

Возникновение обращений — тема с многовековой историей. Во времена, когда признавалось классовое разделение, иеархия была четкой и понятной.

В соответствии с «Табелью о рангах» к собеседнику обращались «ваше благородие», «ваше превосходительство», проще — «милостивый государь», «сударь». Ошибка могла нанести смертельную обиду.

Да, вариантов много, но все они были четко прописаны и не допускали двойных толкований.

Интересно, что и сейчас такие слова могут оскорбить собеседника, так как звучат саркастически, принижают его статус и достоинство.

Советское время разрушило классовость и очень упростило форму обращения. Собственно, их было всего две: «товарищ» и «гражданин (гражданка)». Оба слова универсальны, применялись ко всем лицам, независимо от возраста, пола, должности.

Однако был нюанс. «Товарищем» называли благонадежных людей, слово несет налет личного расположения.

«Гражданин» же при своей нейтральности имеет, скорее, намек на негативное отношение, некоторое сомнение в том, является ли человек товарищем.

Нынешний письменный деловой этикет — дикая смесь из вернувшихся дореволюционных словоформ. Увы, единый стандарт обращения в нашей стране еще не укоренился, но процесс идет, лишнее отсеивается.

Визуализация — сильная вещь. Если вы встречались с собеседником лично, то и за словами обращения он будет видеть вас и вашу манеру разговора. Если же встречи не было, то именно письменное обращение и создаст первое впечатление: приятное или не очень — зависит от вас.

Главное правило — не принижать себя, слишком возвышая собеседника (за небольшим исключением, о котором поговорим позже). У нас не феодальный строй, люди равны, именно это и должно чувствоваться в письме. «Глубокоуважаемый» — перебор. А за перебором чудится издевка.

Нейтральное обращение. Не перегибаем палку

«Уважаемый» — прекрасный способ обратиться к малознакомому человеку. Но за этим должно следовать имя и отчество. Например, «уважаемый Акакий Акакиевич».

Простое упоминание фамилии в этом случае выглядит невежливо. В таком случае фразу нужно дополнить или словом «господин», или названием ученой степени, должности. «Уважаемый Башмачкин» звучит не очень, а «уважаемый господин Башмачкин» — по всем канонам делового общения.

Что предпочтительнее? Если вы знаете ученую степень собеседника, используйте в обращении ее. Это знак заслуженного уважения без капли подобострастия.

Не знаете — обращайтесь «уважаемый господин».

Для группы людей, объединенных по какому-то признаку, карьерному или социальному, начало письма «уважаемые коллеги, партнеры, жильцы, посетители…» — беспроигрышный вариант.

«Господин» — еще одно обращение, вернувшееся из дореволюционных времен. Сегодня, оно, пожалуй, самое распространенное. Вместе с фамилией образует вполне уместную форму.

В наши дни слово «господин» не подразумевает классовости, только уважение к равному. Однако к группам людей, стоящим явно ниже по социальной лестнице, так обращаться не стоит.

Согласитесь, «господа малоимущие» звучит издевательски.

Дипломатическая переписка. Секреты обращения

Единственный, пожалуй, случай в наше время, когда разницу в положении необходимо подчеркнуть — обращение к государственным лицам и духовенству.

Имя-отчество, даже сдобренное словами «уважаемый господин», будет дурным тоном.

Обязательно нужно упомянуть должность или сан лица. «Уважаемый господин Посол» — правильное обращение (подставляем «министр», «президент», «уполномоченный представитель» и др.).

«Ваше Превосходительство Король Швеции» также уместно в наши дни. Далекий от ежедневного общения с членами королевской семьи человек вряд ли знает все тонкости общения с первыми лицами. В этом случае палку лучше перегнуть.

Источник: https://FB.ru/article/398503/uvajaemyiy-gospodin-kak-vyiderjat-delovoy-ton-v-perepiske

Речевой этикет в деловой переписке

Когда пишется уважаемый в деловых письмах
Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:

  • Уважение чужого мнения.
  • Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
  • Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
  • Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
  • Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
  • Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:

  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату.

Составителям деловых писем не рекомендуется:

  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Источник: https://uprav.ru/blog/rechevoy-etiket-v-delovoy-perepiske/

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма.

После этого прошло около 5-ти минут и с патрульного автомобиля вышел сотрудник ДПС в звании майора полиции и подошел к ближайшему мусорной корзине и выбросил туда бумаги в помятом виде и после чего уехал с данного место.

Подобные случаи происходили и раньше, сжигали копии протоколов, копии постановлений которые должны были получать водители нарушившие ПДД, и где имеются видео записи в качестве доказательство.

Оформление заключительной части

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить.

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента.

Лучше всего использовать стандартные шрифты, которые по умолчанию предлагает почтовый сервис. К деловому письму, набранному Comic Sans, сложно относиться серьезно. Важные фразы можно выделить полужирным, а вот с цветом экспериментировать не стоит: слишком пестрое письмо редко выглядит серьезным. Единственное исключение — прикрепленный документ.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Все просто: не надо называть человека на «ты» до тех пор, пока он сам не перешел. Многие сами пишут уже во втором письме, что «можно на ты», но тут лучше не спешить — это иногда смущает собеседника. Ведь отказать уже очень неудобно. Не надо называть человека по имени, если он подписывается именем и отчеством. Но главное правило, пожалуй, такое: подстраивайтесь под собеседника.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой -лишает письма юридической силы и практической значимости.

Кто должен выступать в роли автора письма

Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций.

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.

Деловое письмо — образец, примеры и виды

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

После обращения в начале делового письма нужно ставить восклицательный знак. Этим Вы подчеркнете то, что Ваше обращение к адресату исключительно уважительное.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Если обращение в начале письма и расположено посередине отдельной строкой, то ставим восклицательный знак. Напомню, что после «уважаемый/ая» запятую ставить не нужно. Далее интервал и сам текст письма с большой буквы с красной строки.

Работаю бухгалтером, хорошо разбираюсь в финансах предприятия и личных. Было бы странно уметь выкручиваться и изыскивать возможности сэкономить для предприятия, и не находить таких же возможностей для себя и своей семьи.

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше — по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать деловое письмо.

Подпись. Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. И. О. отправителя. Перед подписью вы можете поставить следующие варианты вежливых фраз: «С уважением», «Благодарим за сотрудничество», «Надеемся на плодотворное сотрудничество», «Искренне Ваш» и т. п.

Наверняка вам никогда не придет в голову сказать начальнику: “Привет, дружище! Как дела?” За исключением тех редких случаев, когда в его лице уживаются и руководитель, и друг, это неуместно.

В то же время в процессе служебной переписки мы позволяем себе еще более грандиозные ляпы.

Но, согласитесь, знать этикет делового письма необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию.

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Помните, что грамотно составленное письмо-обращение является залогом успешного разрешения существующей проблемы.

Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.

Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики.

Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2.

Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Главное — не пытайтесь «воспитывать» собеседника и настойчиво отвечать ему «Вы», если он пишет вам «вы».

В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Аргументируйте свою позицию, по возможности подкрепляйте фактами, доказательствами. В том случае, если ваше письмо-обращение является многоаспектным, соблюдайте последовательность изложения вопросов, просьб и т.д., не смешивайте все в кучу. Не лишним будет подчеркнуть важность ожидаемого от послания положительного результата.

Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов.

Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!

В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг, заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Деловое письмо на русском языке: структура

Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие.Если пишете физическому лицу, достаточно фамилии, инициалов, почтового адреса. Ниже представьтесь сами, впишите свои адрес, телефон, при желании – электронную почту.

Источник: http://lejs.ru/semeynyy-yurist/3263-kogda-pishetsya-uvazhaemyy-v-delovykh-pismakh.html

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: