Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства

Содержание
  1. Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства
  2. Верните 13% от стоимости обучения
  3. Для чего нужен кадровый аудит?
  4. Экспертиза кадровой документации
  5. Итоги аудита документов кадровой службы
  6. Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства своими силами
  7. 1.2Объекты аудита кадрового делопроизводства
  8. Своими силами или привлечь стороннюю компанию?
  9. Кадровый аудит на примере организации
  10. Понятие кадрового аудита предприятия
  11. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
  12. Задачи и методы кадрового аудита
  13. Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
  14. Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
  15. Проверка наличия обязательной документации
  16. Экспертиза документации
  17. Подготовка отчета
  18. плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
  19. Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
  20. Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства | Популярный юрист
  21. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
  22. Аудит кадрового делопроизводства своими силами
  23. Порядок проведения экспертизы ценности документов делопроизводства организации
  24. Методика кадрового делопроизводства (стр. 1 из 15)
  25. Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов
  26. Аудит кадрового делопроизводства – Проверка Труда
  27. Для чего нужен кадровый аудит
  28. Объекты аудита кадрового делопроизводства
  29. Этапы и методы проведения кадрового аудита организации
  30. Сроки
  31. Преимущества внешнего кадрового аудита
  32. Наши преимущества

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства

В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

Повышение квалификации дает возможность за короткое время получить новые знания, навыки или совершенствовать имеющиеся в рамках Вашей профессиональной деятельности.
Список документов для иностранных граждан и лиц без гражданства можно узнать у специалистов Приёмной комиссии по телефону или подав заявку на консультацию на сайте.

Верните 13% от стоимости обучения

Кадровый аудит заключается в анализе документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству РФ, а также внутренним требованиям компании.

Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписаниеупоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия и состава, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.

Для чего нужен кадровый аудит?

Своевременно проведенный кадровый аудит и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволит компании юридически грамотно выстраивать взаимоотношения с сотрудниками и минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и при трудовых спорах с работниками.

Начальник отдела кадров, имеет право: — знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока.

Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Экспертиза кадровой документации

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит.

Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Итоги аудита документов кадровой службы

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций, являются главными задачами данной службы.

Для того, чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, выберите программу повышения квалификации, на которую хотите поступить.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

Например, в письме от 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дает «совет»: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме.

Один из наиболее сложных вопросов – определение состава аудируемой документации. Между тем, именно решение этого вопроса будет напрямую влиять и на количество затраченного времени, и на количество людских ресурсов, задействованных в мероприятии.

Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об Общем отделе, должностная инструкция секретаря генерального директора.

Кадровый аудит проводят для того, чтобы привести в норму всю кадровую документацию организации, ее локальные акты – то есть, для увеличения прозрачности и инвестиционной привлекательности учреждения для российских и зарубежных вкладчиков. Также подразумевается снижение рисков, касающихся нарушений существующих трудовых норм.

1.2Объекты аудита кадрового делопроизводства

Экспертиза кадровых документов – это независимое исследование документации кадровой деятельности и местных актов, регулирующих специальный учет и рабочие отношения сотрудников и начальника. Они должны соблюдать все законодательные положения РФ и внутренние уставы учреждения.

От иностранных граждан могут понадобиться дополнительные документы, уточнить список можно у специалистов Приёмной комиссии.

Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Принятие решения о профессионально-психологичекой пригодности кандидата для работы в фирме с объявлением ему об этом.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Доступ к лекциям по программе даже после окончания обучения – навсегда. Онлайн-участие в вебинарах и 3117 записей (база постоянно пополняется) – доступ на протяжении 3 мес. после окончания обучения.

Источник: https://paper-pro.ru/pravovye-stati/17582-metodika-provedeniya-yekspertizy-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Кадровый аудит на примере организации

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  • Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  • Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  • Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  • Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  • Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  • Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  • Формирование эффективных кадровых методов управления.
  • Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  • Сокращение кадровых затрат.
  • Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  • Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  • Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  • Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  • Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  • Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  • Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  • Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  • Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  • Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  • Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  • Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  • Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  • Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nsovetnik/kadrovyi-audit-na-primere-organizacii-5bb5b5ff7b35de00aa667556

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства | Популярный юрист

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Анализ потенциала Заключительный этап – обобщение, представление оценочных результатов. В отчет помимо рекомендаций по исправлению недочетов, ошибок могут включаться советы по совершенствованию управления персоналом, внедрению новых технологий.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов.

Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

В объявлении о вакансиях в кратком виде указываются, как правило, кроме названия фирмы название должности, возрастные ограничения, требования к профессиональному опыту работы, специальным знаниям, умениям и навыкам, адресные данные фирмы и другое.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении 1.

Информационное обеспечение — это обеспечение необходимой профессиональной информацией (опыт других работников своей фирмы и работников фирм-конкурентов, цены, тарифы, ставки, адреса и условия оказания услуг кадровых агенств и др.), служебной информацией (приказы, распоряжения, инструкции), социальной информацией (система поощрений, наказаний, социальные программы и т.д.).

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока.

Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны.

Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225[2].

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит.

Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций, являются главными задачами данной службы.

Для того, чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, выберите программу повышения квалификации, на которую хотите поступить.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Например, в письме от 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дает «совет»: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Порядок проведения экспертизы ценности документов делопроизводства организации

Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности).

Так, перечень документов, которые следует проверить, может содержаться в решении о назначении проверки в отношении работодателя. Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом «поднять» все документы, касающиеся этого дела. Нередко новое руководство ставит задачу перепроверить все документы, создававшиеся в кадровой службе.

Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об Общем отделе, должностная инструкция секретаря генерального директора.

Кадровый аудит проводят для того, чтобы привести в норму всю кадровую документацию организации, ее локальные акты – то есть, для увеличения прозрачности и инвестиционной привлекательности учреждения для российских и зарубежных вкладчиков. Также подразумевается снижение рисков, касающихся нарушений существующих трудовых норм.

Желаете узнать, какова стоимость проведения кадрового аудита в нашем центре? Просто позвоните по указанному на сайте номеру – и мы обязательно сделаем расчет под Вашу конкретную ситуацию.

Компетенции по проведению экспертизы кадрового делопроизводства высоко востребованы в современных российских компаниях. Ревизия помогает выявить недочёты ведения документации, повысить эффективность управления персоналом и привести деятельность фирмы в соответствие с нормами ТК РФ.

Ваши навыки востребованы в отделах кадров крупных предприятий, а также в аудиторско-консалтинговых агентствах.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Методика кадрового делопроизводства (стр. 1 из 15)

Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника.

Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Ему предшествует составление текста объявления в котором необходимо учесть юридичкескую, информативную и временную составляющие.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

Более 200 программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки по 25 направлениям обучения.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Ресторанный Сервис» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями компании.
Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3.

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Именно такой аудит поможет привести кадровый документооборот Вашего предприятия в полное соответствие действующему законодательству.

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом.

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Основным направлением деятельности проектно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

Вы познакомитесь с базовыми понятиями и организационно-правовыми основами кадровой ревизии, с направлениями и задачами экспертизы кадрового потенциала, с особенностями проведения проверки документов и типичными погрешностями их оформления.

Будут изучены алгоритмы ревизии кадровых процессов, заработной платы и службы управления персоналом.

Источник: https://client-prav.ru/notariusy/1482-metodika-provedeniya-yekspertizy-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Аудит кадрового делопроизводства – Проверка Труда

Методика проведения экспертизы кадрового делопроизводства
Аудит ведения кадрового делопроизводства – это экспертиза управления персоналом. Так как правила заполнения бумаг в этой сфере строго регламентированы, нарушения могут грозить должностным лицам серьезными штрафами.

Чтобы защитить свой бизнес от финансовых и репутационных потерь, а также для поддержки и консультаций в ходе официальных визитов государственных инспекторов, руководителю стоит обратиться в компанию «Проверка труда».

Для чего нужен кадровый аудит

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед.

Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб.

  Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

— Подготовке к государственной проверке;— Смене директора или кадровика;— Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;— Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);

— Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:— Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;— Найти способы их быстрого устранения;

— Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:— Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;— Оптимизировать расходы на управление персоналом;— Проверить эффективность HR-службы;— Оценить потенциал отдельных подразделений;— Выявить сотрудников с низкой эффективностью;— Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;

— Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
— Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

— Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.— Локальный.

Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).

— Целевой.

Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

— Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.— Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.

— Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

  • Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
  • Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
  • Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников (отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Объекты аудита кадрового делопроизводства

Когда речь идет о полной комплексной проверке, эксперты уделяют внимание деятельности всех отделов компании. При этом изучению подвергаются документы:

  • Трудовые договоры.
  • Трудовые книжки и книга учета их движения (наличие, соответствие требованиям законодательства, качество оформления).
  • Приказы (о трудоустройстве, о переводе, об отпусках и т.п.)
  • Графики отпусков.
  • Финансовые документы (расчетные листки, платежные поручения).
  • Личные дела и личные карточки.
  • Локально-нормативные акты (ЛНА).

При рассмотрении документации предприятия в первую очередь оценивается ее соответствие требованиям ТК. В нем указаны правила заполнения и ведения бумаг, а также – их хранения, архивирования, составления общей отчетности. Пренебрежение даже мелочами – это нарушение.

Одна из важнейших групп объектов – документы внутреннего использования. Изучив их, эксперты не только оценивают правильность оформления, но и делают выводы об эффективности работы с персоналом в целом.

А также ищут ошибки, просчеты и зоны риска, формируют рекомендации по решению имеющихся проблем.

Кроме того, аудиторы обязаны оценить качество работы с личными данными сотрудников: они не должны быть доступны третьим лицам.

Подробному анализу подвергают:

  • Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок.
  • Журналы инструктажей по охране труда.
  • Журналы учета внутренних документов (договоров, приказов и т.д.).

Практика показывает, что даже на успешных предприятиях, на которых тщательно следят за качеством бумаг и соблюдают все регламенты, при проведении кадрового аудита нередко выявляют ошибки. Распространенная причина штрафов — небрежное отношение к персональным данным.

Также в числе часто встречающихся ошибок:

— Отсутствие или некачественное оформление графика отпусков.— Трудовые книжки заполнены с нарушениями: нет записей о переводах, записи о приеме на работу, сведения о владельце не актуальны.— Некорректно и с ошибками составлены договоры.— Отсутствуют или не актуальны должностные инструкции.

— Не ведутся журналы ознакомления работников с локальными нормативными актами, соглашениями, договорами, приказами.— Нет или неправильно оформлены табели учета рабочего времени.— Отсутствуют или не заполнены личные карточки работников.

— Не соответствует действительности или не утверждено штатное расписание.

Этапы и методы проведения кадрового аудита организации

В срок, необходимый для полного завершения такого исследования, нужно включать и подготовительный период, обработку данных, составление заключения. Всего выделяют 5 этапов работы:

1. Подготовительный.
Это получение предварительных данных о бизнесе, выбор исполнителей, подписание договора и т.д.

2. Этап планирования.
Подрядчик определяет предмет и тип аудита, составляет подробный план, согласовывает с заказчиком.

3. Анализ.
Изучение бумаг, обработка полученной информации.

4. Выводы.
Подрядчик составляет отчет, а также план преодоления обнаруженных проблем.

5. Поддержка.
При необходимости, эксперты помогают клиенту наладить качественный документооборот и исправить ошибки.

По итогам проверки клиент получает подробный письменный отчет, в котором указаны:

— Основания для проведения исследования;— Сроки;— Данные о заказчике и исполнителе;— Список отделов, сотрудников, в отношении которых проводилась процедура;— Использованные методы (интервью, изучение бумаг);

— Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Сроки

Время, необходимо на организацию и полное завершение процедуры, всегда рассчитывается индивидуально, в зависимости от характеристик бизнеса, объема документации, поставленных задач и типа проверки. При этом ее организация собственными силами может затянуться на месяц и больше.

На первый взгляд кажется, что штатным сотрудникам проще разобраться в документации собственного предприятия.

На самом деле это не так: вовлеченность, заинтересованность и знание включенных в план проверки документов мешает, снижает степень достоверности результатов и повышает вероятность ошибок по невнимательности.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно.

Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз.

Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Наши преимущества

— Всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафов не удается избежать или их размер превышает прогнозы, мы берем их оплату на себя, снижая стоимость своих услуг.— Экспертная команда.

В штате компании работают бывшие инспекторы государственной инспекции, которые понимают, как функционирует система!— Профиль на трудовом праве. Мы работаем только в этой сфере, имеем огромный опыт решения проблем клиентов и тщательно следим за всеми обновлениями законодательства.— Оперативность.

Благодаря профессиональной команде, отлаженным методикам и опыту мы оперативно помогаем даже крупным заказчикам.

— Репутация, конфиденциальность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Также мы предлагаем другие виды консалтинга в области трудового права: от консультационной поддержки в рамках одного проекта до полного сопровождения.

Готовитесь к внешней проверке или хотите привести работу с персоналом на предприятии в надлежащее состояние? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать время консультации.

Источник: https://proverkatruda.ru/2020/02/26/kadrovyj-audit/

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: