Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Содержание
  1. Заявление на возврат трудовой книжки по почте
  2. Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя
  3. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении
  4. Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении
  5. Заявление на пересылку трудовой книжки почтой — образец
  6. Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте
  7. В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте
  8. В каких случаях это возможно
  9. Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов
  10. Когда трудовая книжка отсылается без согласия
  11. Почему важно делать это через почту
  12. Типичные ошибки
  13. Как отправить трудовую книжку по почте
  14. Прекращение трудовых отношений
  15. Варианты выдачи трудовой книжки
  16. Случаи, когда возможен возврат по почте
  17. Отказ от получения
  18. Отсутствие сотрудника на работе
  19. Заявление работника
  20. Правила составления
  21. Действия работодателя
  22. Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить
  23. Как правильно отослать трудовую книжку почтой
  24. Что может предпринять уволенный сотрудник
  25. Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки
  26. Что делать, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения?
  27. Можно ли не получать документ после расчета?
  28. В какой срок его должны отдать уволенному сотруднику?
  29. Как получить при отправке по почте?
  30. В какой срок документ должны отправить?
  31. Что будет, если оставить на почте?
  32. Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?
  33. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении, какие имеются особенности
  34. Возможность отправки книжки почтой
  35. Шаги работника для получения трудовой книжки почтой
  36. Требования к процедуре направления книжки

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

]]>]]>

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ).

Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом.

Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п.

КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб.

Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

 Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

  • наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя — ИП);
  • свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);
  • основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;
  • также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой — образец

Директору ООО «Прибой»Крюкову А.С.г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112от Павлова Ильи Семеновича125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45Тел. 8 (903) 1111234

ЗАЯВЛЕНИЕ

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavlenie-na-vozvrat-trudovoy-knizhki-po-pochte

В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

  • увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
  • увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
  • гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
  • трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
  • прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
  • по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину.

Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой.

Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг.

Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно.

Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

  1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
  2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
  3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

Когда трудовая книжка отсылается без согласия

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

  • увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
  • увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
  • когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

  1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
  2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
  3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
  4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне.

Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях.

При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

  • любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
  • курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
  • через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке.

К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

Ошибки:

  1. На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
  2. Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
  3. В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
  4. Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
  5. По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/uvolnenie/otpravka-trudovoy-knizhki

Как отправить трудовую книжку по почте

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Одним из основных документов каждого работника является трудовая книжка. Когда человека освобождают от занимаемой должности и исключают из штата компании, указанный документ должен быть выдан ему на руки в обязательном порядке в последний день труда. При этом причина увольнения роли не играет.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна, если по каким-либо причинам нет возможности вручить её владельцу лично.

Прекращение трудовых отношений

Порядок окончания профессионального взаимодействия представляет собой определенную процедуру, которая складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, инициатор прекращения отношений должен предварительно проинформировать другую сторону о своем намерении. Если с указанной инициативой выступает труженик, то он обязан уведомить руководителя не позднее чем за две недели.

Когда инициатива исходит от руководителя, все зависит от обстоятельств, ставших причиной для этого. Например, в случае полного прекращения деятельности компании, изменения штатной структуры или численности работающих, труженики информируются не позднее чем за два месяца.

А при истечении периода действия срочного соглашения уведомление направляется за три дня.

После этого руководитель должен издать распоряжение об освобождении работающего от занимаемой должности. В данном случае не имеет значения, от кого исходит инициатива прекращения взаимодействия.

Издание приказа является обязательным, такая обязанность действующими нормами возложена на руководителя. С содержанием такого документа труженик должен быть ознакомлен под подпись.

Распоряжение начальника является основанием для прекращения профессиональной деятельности человека в организации.

В личную рабочую книжку должна быть внесена запись о дате и причине увольнения. В отметке необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, а также указать регистрационный номер и дату приказа руководителя.

В последний трудовой день книжка должна быть вручена человеку, а также перечислены заработанные денежные средства, которые он не успел получить к моменту увольнения.

Варианты выдачи трудовой книжки

Действующими нормами определено, что в день ухода трудовая книжка должна быть выдана её владельцу. По общим правилам передача может быть осуществлена тремя способами.

Первый – личное вручение. То есть в последний день работы сотрудника приглашают в определенное место для передачи документа. На практике чаще всего такое происходит в кадровой службе.

Явившийся ставит свою личную подпись в специальной учетной форме – книге или журнале, за получение документа.

Если по каким-то причинам человек не явился, чтобы получить книжку, ему должно быть направлено уведомление о необходимости получения указанного документа.

С момента отправки извещения считается, что руководитель свое обязательство выполнил полностью.

Второй – почтовая пересылка. Такой вариант применяется, если человек по каким-то причинам лично не прибыл за получением книжки. Чтобы реализовать такой способ, необходимо выполнить несколько обязательных условий.

Прежде всего, истребовать у человека личное согласие о почтовой пересылке документа. На практике для этого в уведомлении указывается просьба работающему о необходимости дачи согласия. После получения такового осуществляется пересылка книжки.

Других вариантов общими правилами не предусмотрено. Иными словами, если уведомление было направлено, а человек за книжкой не явился, то документ будет храниться в компании до тех пор, пока владелец не явится за ней лично либо не направит письменное ходатайство о направлении документа по почте.

Третий вариант – личное обращение. Работник, который не получил книжку, может обратиться за её выдачей в любое удобное для него время. В этом случае передача произойдет в течение трех рабочих суток с момента обращения владельца. Такое правило распространяется и на родственников труженика, в случае ухода из жизни последнего.

Случаи, когда возможен возврат по почте

Чтобы уволить труженика, необходимо произвести выдачу трудовой книжки, направить уведомление о необходимости явки за её получением, а в некоторых случаях переслать документ по почте.

В последнем случае такое может быть реализовано при наличии следующих обстоятельств:

  1. Отказ от получения документа.
  2. Отсутствие труженика на своем месте.

Отказ от получения

Если человек отказывается забрать трудовую книжку, то руководитель имеет возможность вернуть её по почте. Следует отметить, что отказ не возлагает на руководителя компании обязательство по безусловной отправке документа по почте.

Правильным будет документально зафиксировать такое действие труженика. Для этого необходимо составить акт, который оформляется в присутствии не менее двух человек.

Перед составлением указанного акта необходимо получить согласие у человека на пересылку, и проинформировать последнего, что в случае, если он согласия не даст, документ направлен ему не будет, вплоть до момента личного обращения. Такие факты необходимо отразить в указанном акте.

Нелишним будет в последующем направить и уведомление по почте. Дело даже не в том, что это является обязанностью начальника. Такой исчерпывающий перечень проведенных мероприятий, позволит избежать проблем в последующем, даже в случае судебного разбирательства.

Отсутствие сотрудника на работе

Ещё одним из поводов отправки трудовой книжки по почте является отсутствие человека на своем месте.

Четкий перечень таких поводов в действующих нормах не указан. Причины могут быть различными – получение травмы, неожиданный уход из жизни, отдаленность фактического места нахождения, совпадения дня увольнения с выходным днем труженика. То есть не всегда в день увольнения труженик может лично явиться за книжкой.

Чаще всего такие причины носят объективный характер, и работающий заранее оповещает руководителя о невозможности личной явки.

Главным условием в данном случае является личное согласие на пересылку. Хотя действующие нормы прямо не указывают на это, но на практике рекомендуется, чтобы такая просьба была оформлена в письменном виде.

Заявление работника

В большинстве случаев человек планирует уход заранее и указывает просьбу о пересылке в своем письменном ходатайстве. Действующие положения не установили четкого образца такого обращения. Безусловно, что оно должно быть оформлено в письменном виде и передано руководителю.

Способы передачи также не оговорены. Соответственно человек может использовать любой, удобный для него. Главное, чтобы обращение было получено руководителем.

Самым распространенным и надежным вариантом, является личное вручение, то есть когда труженик передает бумагу самостоятельно, лично в руки начальнику или через секретаря.

Ещё одним из способов является пересылка обращения по почте. Чаще всего это используется в случаях, если человек не имеет возможности прийти лично, например, ввиду тяжелого заболевания.

Можно передать ходатайство через доверенное лицо. Такой представитель должен иметь на руках оформленную доверенность, которая удостоверена нотариусом. Доверенность будет подтверждать полномочия представителя и свидетельствовать о том факте, что он действует именно от лица владельца трудовой.

Правила составления

Общими положениями не определены те сведения, которые должны быть указаны в обращении труженика. Однако по сложившейся практике необходимо указывать те данные, которые будут отражать суть документа.

В тексте необходимо указать:

  • данные о получателе ходатайства – название компании, адрес места фактического расположения;
  • сведения о её руководителе – фамилия и инициалы;
  • данные о составителе – полные фамилия, имя, отчество, адрес места проживания;
  • сама просьба о необходимости почтовой пересылке личной рабочей книжки;
  • причины, послужившие этому. В принципе это можно и не указывать;
  • точный адрес, куда необходимо направить документ;
  • дата составления и личная подпись инициатора.

Если обращение направляет родственник покойного сотрудника, то необходимо приложить документы, которые подтвердят родственную связь с усопшим и удостоверят уход человека из жизни.

Действия работодателя

Работодатель, получив заявление сотрудника о возврате трудовой по почте, должен выполнить ряд простых действий по пересылке.

Стоит обратить внимание, что направление должно произойти в установленный законом срок, то есть в течение трех трудовых суток с момента получения ходатайства.

Правильным будет направить книжку специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением. Последнее будет подтверждать тот факт, что посылка получена адресатом.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/otpravka-pochtoj/

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении.

Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе.

Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

  1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
  2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
  3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
  4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
  5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.

Важно:

  • рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
  • не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
  • передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
  • не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное.

В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

  1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
  2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/nuzhno-li-pismennoe-soglasie-rabotnika-na-otpravku-trudovoy-knizhki-po-pochte-i-kak-ego

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения?

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Одним из обязательных условий при увольнении работника является выдача ему трудовой книжки. Однако на практике иногда происходят ситуации, когда уволенный сотрудник не спешит забирать свой документ. О том, что по этому поводу говорит закон можно узнать из настоящей статьи.

Можно ли не получать документ после расчета?

Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.

Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.

Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ.

При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.

Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.

В какой срок его должны отдать уволенному сотруднику?

В действующем законодательстве не сказано, в течение какого срока уволенный сотрудник должен забрать свой документ у работодателя. В законе прописано лишь, что данная бумага должна быть выдана в день увольнения работника.

В случае если бывший сотрудник не смог в день расторжения трудового договора забрать свои документы, он может это сделать позже, когда ему будет удобно. Причем в законе не указан точный срок.

Как получить при отправке по почте?

В соответствии с п. 36 упомянутого выше постановления Правительства РФ № 225 в случае, если в день увольнения сотрудник не явился на работу, трудовая книжка может быть направлена в его адрес по почте.

Работодатель должен помнить о том, что направление данного документа по почте возможно только с письменного согласия его владельца. Поэтому предварительно в адрес уволенного лица следует направить соответствующее уведомление.

При этом, начиная с момента отправки такого извещения, с работодателя снимается ответственность, связанная с задержкой выдачи трудовой книжки.

Если сотрудник не против отправления ему трудовой книжки по почте после того, он должен направить в организацию письменное согласие на использование такого способа доставки документа.

После того, как работодатель получит официальное согласие, он вышлет трудовую заказным письмом. Документ можно забрать прямо на почте или заказать доставку на дом.

С работодателем можно договориться о доставке курьерской службой.

В какой срок документ должны отправить?

В трудовом законодательстве не указаны точные сроки, в течение которых работодатель обязан отправить бывшему сотруднику трудовую книжку. Однако в интересах самой организации сделать это, как можно раньше.

Так, отправить документ следует сразу после получения письменного согласия на такой способ доставки. Рекомендуется сделать это в тот же день, так как за задержку выдачи трудовой книжки организацию могут привлечь к ответственности.

Документ следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении. При наличии возможности трудовуют книжку можно вручить лично в руки ее владельца через курьера.

Отдельно стоит подчеркнуть, что если бывший сотрудник умер, то его документ, подтверждающий периоды трудоустройства, должен быть выдан или отправлен по почте близким родственникам (п.

37 раздела IV упомянутого выше нормативного акта).

Что будет, если оставить на почте?

Иногда сотрудник, который уволился, по тем или иным причинам не забирает свою трудовую книжку с почты. Это может произойти по разным причинам, например:

  • уехал в другой город;
  • умер;
  • находится в больнице;
  • оказался заключенным в тюрьму и т.д.

В любом из этих случаев через определённый промежуток времени трудовая книжка будет отослана назад к отправителю. При таком развитии событий работодатель обязан принять документ назад и хранить его у себя до востребования, то есть до момента, когда работник вновь обратится за этой бумагой. Такое условие прописано в п. 43 раздела VI постановления Правительства РФ № 225.

Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?

В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.

Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:

  1. Отказ нужно направить до конца 2020 года.
  2. Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2020 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2020 года, бумажная трудовая пригодится.

Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.

В целом, можно отметить, что в действующем законодательстве никак особо не регулируется ситуация, когда работник отказывается забирать свою трудовую книжку при уходе из организации. Сотрудникам следует помнить, что это официальный документ, который может понадобиться при назначении пенсии, поэтому трудовую следует как можно быстрее забрать у последнего работодателя.

В видео о том, что делать, если работник не забрал трудовую после увольнения и сколько работодатель обязан хранить документ:

Источник: https://otrude.com/uvolnenie/dokumenty-uvolnyayushchemusya-sotrudniku/vydacha-trudovoy-knizhki/mozhno-li-ne-zabirat/

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении, какие имеются особенности

Могут ли прислать трудовую книжку по почте

Бизнес юрист > Трудовое право > Увольнение > Отправка трудовой книжки по почте при увольнении – ситуации и практика

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий наличие отношений между организацией (индивидуальным предпринимателем) и сотрудником в лице гражданина.

Она хранится у работодателя, но после увольнения должна быть передана работнику, она является его собственностью.

Если сотрудник не забирает книжку лично, при определенных обстоятельствах происходит отправка трудовой книжки по почте при увольнении.

Возможность отправки книжки почтой

Любой работодатель обязан вести учет сотрудников, трудовые отношения с которыми длятся более чем пять дней. На данный момент документом, который используется для такого учета, считается трудовая книжка. Существующие правовые нормы четко определяют данную обязанность, ровно, как и порядок заполнения книжек, их приобретения, хранения и возврата сотрудникам.

Статья 84.1 Трудового кодекса РФ устанавливает, что любой сотрудник, который увольняется с работы, должен получить назад свою трудовую книжку тогда, когда расторгается его трудовое соглашение. В документ вносится условие о прекращении отношений, основании, после чего он возвращается уже бывшему сотруднику.

Работодатель, который не выполнит все зависящие от него действия, должен будет выплачивать заработную плату в полном объеме до момента ее выдачи. Но если работник просто отказывается принимать документ, не ставит свою подпись или попросту не является на рабочее место, работодателю остается лишь воспользоваться услугами почтовой связи. Эту возможность прямо предусматривает законодатель.

Просто направить книжку не получится. Сначала придется направить ему соответствующее уведомление, которое будет содержать указание на необходимость вручения документа. Работник может забрать ее либо передать согласие на отправление почтой, после чего работодатель сможет воспользоваться почтой для выполнения своего обязательства.

Шаги работника для получения трудовой книжки почтой

Несомненно, сотрудник заинтересован в получении своей трудовой книжки. Вариантов у него два – забрать ее самостоятельно или дать свое согласие на получение книжки через почту.

Второй вариант используется, например, если сотрудник избегает личного контакта с бывшим руководством (чаще всего встречается в небольших организациях, где имеют место личные отношения) или если фактически работник уже находится в ином городе/селе. Но возможны и иные случаи.

Главное, что нужно сделать лицу – подать свое согласие на получение книжки почтой. Сделать это можно заранее, например, еще во время работы или уже после увольнения. Такой документ подается как лично, так и через почту.

В согласии должны быть указаны следующие моменты:

  • Полные реквизиты сотрудника, а также данные его трудового договора. Указывается его полное имя, в соответствии с официальной документацией, адрес регистрации, а также дата и номер его договора с работодателем.
  • Дата расторжения договора (когда согласие подается уже после).
  • Выраженное согласие на получение документа почтовым отправлением.
  • Адрес для направления письма. Это не обязательно будет место по регистрации, допускается направление и по иным реквизитам.
  • Дата заявления и подпись. Без подписи бумага не рассматривается вовсе.

Строгой формы не существует. Документ составляется как угодно, главное, чтобы в нем четко прослеживалось согласие от конкретного сотрудника.

Если заявление будет отсутствовать у работодателя, то книжка будет храниться у него, пока такое согласие не будет получено или пока бывший работник не заберет книжку собственноручно.

Требования к процедуре направления книжки

Законодательство содержит некоторые правила, которые должны соблюдаться работодателем. Их нарушение может повлечь ряд негативных последствий. Следует учесть факторы:

  • Направление книжки без выраженного согласия бывшего работника на совершение такого действия не допускается. В такой ситуации она передается на хранение в отдел кадров, а впоследствии в архив.
  • В данном случае, для направления документации используется процедура отправки ценных писем, а также опись вложения. Желательно дополнительно использовать уведомление о вручении. Работодатель сможет отслеживать движение письма по трек-номеру, через официальный сайт Почты России.
  • Уведомление об обращении в отдел кадров за получением документации направляется в адрес сотрудника в обязательном порядке. Устного предупреждения будет недостаточно.

Действующее законодательство, а именно статья 84.1 Трудового кодекса РФ, содержит перечень к документу, которым выражается требование к сотруднику о явке в отдел кадров за трудовой книжкой:

  • Полные реквизиты сотрудника, то есть его фамилия, имя и отчество. Указывать нужно строго так, как имеется в документации, например, в трудовом договоре.
  • Адрес регистрации или места жительства гражданина.
  • Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, направляющего уведомление: название (ФИО для ИП), адрес и так далее.
  • Исходящий номер уведомления, а также дата заполнения документа.
  • Дата, когда соответствующее трудовое соглашение было расторгнуто.
  • Сведения о том, что документ не вручался до этого момента ни одним из способов.
  • Указание на необходимость вручения бумаги собственноручно или на выражение работником согласия на ее пересылку почтой. У сотрудника должен быть выбор между двумя этими вариантами.
  • Адрес, по которому может быть произведена передача документа, например, адрес отдела кадров.
  • Реквизиты сотрудника, который подписывает письмо, а также печать организации или ИП, если имеется.

Отсутствие каких-либо реквизитов говорит о несоблюдении установленного порядка. Уведомление будет считаться ненаправленным.

Трудовая книжка должна быть обязательно возвращена сотруднику после его увольнения, независимо от причины. В случае отказа работника в получении или отсутствии такой фактической возможности, работодатель обязан уведомить его о необходимости получения документа, в противном случае он получает обязанность по выплате заработной платы до момента вручения документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/uvolnenie/otpravka-trudovoj-knizhki-po-pochte-pri-uvolnenii.html

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: