Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

Содержание
  1. Что такое должностная инструкция — что в ней прописано, для чего нужна | Можно ли работать без должностной инструкции
  2. Инструкции помогают уволить сотрудника
  3. Что писать в инструкции
  4. Что писать
  5. Уведомить сотрудника
  6. Проверьте свою должностную инструкцию и откажитесь от опасных формулировок
  7. 1. «Обеспечивает охрану труда в целом по предприятию»
  8. 2. «Отвечает за безопасное проведение работ»
  9. 3. «Обеспечивает работников средствами индивидуальной защиты»
  10. 4. «Допускает сотрудника до работы после проверки знаний требований охраны труда»
  11. 5. «Разрабатывает инструкции по охране труда, программы обучения работников безопасным методам и приемам труда»
  12. Шаблон должностной инструкции специалиста по охране труда
  13. Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
  14. Источники информации для формирования должностной инструкции
  15. Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать?
  16. Должностная инструкция: понятие, составление и для чего нужна
  17. Что такое должностная инструкция?
  18. Необходимость разработки должностной инструкции
  19. Раздел I должностной инструкции «Общие положения»
  20. Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»
  21. Раздел III должностной инструкции «Права»
  22. Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»
  23. Иные разделы
  24. Правила составления
  25. О недостатках и достоинствах должностных инструкций
  26. Обязательно ли наличие должностных инструкций
  27. Организация работы по разработке и введению документа
  28. Ответственность за отсутствие инструкции
  29. HR-СТАТЬИ
  30. Нормативная база для создания
  31. Единый нормативный подход
  32. Правила разработки
  33. Требования к оформлению
  34. документа
  35. Ознакомление работника с документом
  36. Хранение должностных инструкций

Что такое должностная инструкция — что в ней прописано, для чего нужна | Можно ли работать без должностной инструкции

Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

Читатель Сергей спрашивает:

У меня пиццерия, и мы не составляем должностные инструкции для сотрудников, а пишем обязанности в договоре. Недавно прочитал, что инструкции нужно иметь. Что мне грозит, если их нет?

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Судебное дело

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Как работать с должностными инструкциями — в письме Роструда

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Что писать

Должность

Как назначают и как увольняют. Например, приказом руководителя

Кто руководитель

Есть ли подчиненные, кто они

Кто будет замещать во время отпуска

Требования к квалификации. Смотрим в едином квалификационном справочнике

На основе каких документов будет работать сотрудник. Обычно пишут: на основе законодательства России, приказов руководителей, должностной инструкции и других документов компании

Категорию: руководитель, специалист, стажер. Если специалистов много, можно писать «старший», «младший»

Знакомиться с документами компании, которые нужны для работы

Обращаться к руководителю и в другие отделы

Требовать от руководителя содействия, если нужно для работы

Подписывать документы

Здесь пишут об ответственности, если сотрудник не будет соблюдать трудовую инструкцию и приказы руководителей

О материальной ответственности тоже пишут в этом разделе

Готовую инструкцию должен утвердить руководитель, даже если составлял ее сам. Для этого он пишет приказ: «Приказываю утвердить должностную инструкцию главного механика с 15 апреля 2019 года».

Чтобы не возиться с приказами, можно прямо в инструкции сделать отдельный пункт:

Утверждаю. Генеральный директор ООО «Лосось» Иванов Л. В. Подпись, дата.

После этого можно подписывать инструкцию. Дополнительно ее могут подписать главный бухгалтер и юрист.

Уведомить сотрудника

Инструкцию подписывают в двух экземплярах, один остается у сотрудника. Если сотрудник расписался, это значит, он принял условия и будет работать по ним.

Если в компании работают 200 человек или хочется бюрократического кутежа, можно еще завести журнал учета инструкций и по нему следить, кто расписался.

Подписывать инструкции лучше при оформлении на работу, а если компания раньше их не использовала, — сразу после составления. По моему опыту, лучше проговорить с сотрудником, зачем нужна инструкция и что значит каждый пункт.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/instruction

Проверьте свою должностную инструкцию и откажитесь от опасных формулировок

Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

10.02.2020

Арсений НАЗАРОВ, заместитель начальника отдела надзора и контроля в сфере охраны труда Роструда

От обязанностей, указанных в должностной инструкции, зависит, признают ли специалиста по охране труда виновным в травме или смерти работника. В статье представитель Роструда рассказал, какие формулировки опасны и почему на них нельзя соглашаться.

Должностную инструкцию для специалиста по охране труда чаще всего составляет кадровик, который не знает, как работает система управления охраной труда.

Он просто скачивает готовый шаблон из интернета, редактирует и утверждает его у директора. Если видит слово «безопасность» или «охрана труда», кадровик уверен — это обязанность специалиста по охране труда.

Так в должностной инструкции появляются опасные формулировки, из-за которых привлекают к уголовной ответственности.

Мы выбрали пять самых частых ошибочных формулировок в должностных инструкциях ваших коллег, и объяснили, чем они опасны и как их изменить. Что такое . Подготовили аргументы, которые помогут обосновать позицию кадровику или директору.

Поэтому, перед тем как подписать должностную инструкцию, внимательно изучите ее. Ваши обязанности не должны выходить за рамки профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда» (утв. приказом Минтруда от 04.08.

2014 № 524н, далее — Профстандарт № 524н).

1. «Обеспечивает охрану труда в целом по предприятию»

5 лет — максимальный срок лишения свободы за смерть по неосторожности двух и более лиц (ст. 143 УК)

Почему опасно. Возможна уголовная ответственность. С такой формулировкой в должностной инструкции специалист по охране труда будет отвечать за тяжелые и смертельные несчастные случаи наравне с директором и другими руководящими сотрудниками. Аналогичный смысл у формулировки «Несет персональную ответственность за состояние охраны труда в целом по предприятию».

Такие формулировки могут быть только у сотрудников с административными функциями: генеральный директор, его заместитель, главный инженер, технический директор и т. д.

Может показаться, что в суде всем будет понятно, что специалист по охране труда не распределяет бюджет и не может остановить производственный процесс из-за нарушений требований безопасности.

Но инспектор, следователь и суд будут анализировать локальные документы, а не устные доводы.

Как изменить. Эту формулировку не нужно менять, ее следует убрать из должностной инструкции специалиста по охране труда.

Как обосновать. Работодатель устанавливает для должностных лиц организации обязанности в сфере охраны труда в зависимости от уровня управления (п. 21 Типового положения о системе управления охраной труда, утв. приказом Минтруда от 19.08.2016 № 438н).

Поэтому в целом по предприятию за охрану труда может отвечать должностное лицо, которому подчиняются сотрудники всей организации. Служба охраны труда — обособленное подразделение, другие работники ей не подчиняются. Со всеми замечаниями и предложениями специалист по охране труда идет к руководителю организации или его заместителям.

Таким образом, именно на них должны быть возложены обязанности по обеспечению охраны труда в целом по предприятию.

2. «Отвечает за безопасное проведение работ»

Почему опасно. Ответственные за безопасное производство работ — первые претенденты на уголовную ответственность за причинение вреда по неосторожности по причине нарушения требований охраны труда (ст. 143 УК).

Чаще всего основной причиной несчастного случая комиссия признает неудовлетворительную организацию производства работ.

Так, в 2018 году по этой причине произошел каждый третий несчастный случай (отчет о деятельности Роструда за 2018 год).

Когда материалы расследования передают в следственный комитет, главного обвиняемого следователь выбирает исходя из основной причины, указанной в акте Н-1, и в должностных инструкциях сотрудников.

В должностных инструкциях специалистов по охране труда встречаются другие подобные опасные формулировки, которые нужно заменить:

  • «обеспечивает безопасность работников на производственных площадках»;
  • «обеспечивает эффективную эксплуатацию и безопасность машин и оборудования»;
  • «организует работы по оформлению и выдаче нарядов-допусков, актов допусков, проектов и планов производства работ».

Как изменить. «Обеспечивает контроль за состоянием условий труда на рабочих местах». Код трудовой функции В/02.6 — в Профстандарте № 524н. Еще безопаснее будет, если добавите в эту формулировку фразу «согласно утвержденному графику».

Специалист по охране труда не может находиться сразу на всех производственных площадках. Думаете, что это понятно без объяснений? Нет, в суде придется доказать свою невиновность.

Составляйте график проверок производственных площадок на каждые полгода и утверждайте его у директора. Так, у вас будет документ, который регламентирует вашу работу.

Поэтому, если в марте произойдет несчастный случай на участке, который по графику вы должны проверить только в июне, вас не смогут обвинить в ненадлежащем исполнении должностных обязанностей.

Как обосновать. Все эти формулировки не относятся к трудовой функции специалиста по охране труда (раздел II Профстандарта № 524н).

Ответственный за безопасное проведение работ должен постоянно находиться на рабочей площадке, а участники производственного процесса должны быть в прямом его подчинении. Кроме того, чтобы организовывать работы, нужно получить профессиональное образование по направлению деятельности предприятия. У специалиста по охране труда нет необходимого профильного образования и полномочий.

3. «Обеспечивает работников средствами индивидуальной защиты»

Почему опасно. Если основной причиной несчастного случая признают отсутствие СИЗ, главным обвиняемым будет сотрудник, в чьи должностные обязанности входит обеспечение работников средствами защиты. Даже если такую причину признают сопутствующей, ответственного обязательно включат в список виновных лиц.

Поэтому если в положении о СУОТ и должностной инструкции эту обязанность закрепят за специалистом по охране труда, он будет нести ответственность за нарушение наравне с производителем работ.

Возможна и другая не менее опасная формулировка про СИЗ: «Осуществляет контроль за состоянием и исправностью средств индивидуальной защиты».

Как изменить. Есть несколько уместных формулировок про средства защиты в должностной инструкции специалиста по охране труда:

  • «информирует работников о полагающихся им средствах индивидуальной защиты»;
  • «координирует и контролирует обеспечение работников средствами индивидуальной защиты, а также их хранение, оценку состояния и исправности»;
  • «контролирует правильность применения средств индивидуальной защиты».

Такие формулировки найдете в Профстандарте № 524н в пунктах 3.1.3, 3.1.4, 3.2.1.

Как обосновать. Специалист по охране труда не распоряжается бюджетом организации, поэтому не может гарантировать закупку средств индивидуальной защиты для работников.

Он не допускает сотрудников до работы и не следит за проведением работ на участке, поэтому не может ежедневно контролировать состояние и исправность средств защиты. Специалист по охране труда, согласно утвержденному графику, осматривает производственные площадки.

Во время осмотра контролирует, как сотрудникам выдали СИЗ и проверяют ли непосредственные руководители состояние и исправность средств защиты.

За обеспечение средствами защиты отвечают сотрудники, кто вправе тратить деньги организации. А также непосредственные руководители, которые проводят работы и допускают персонал.

Они инструктируют сотрудников перед работой, объясняют, что нужно сделать за смену, одновременно проводя визуальный контроль средств защиты.

Если возникают подозрения в исправности СИЗ, не допускают сотрудника до работы, пока не убедятся, что использовать средства защиты безопасно.

4. «Допускает сотрудника до работы после проверки знаний требований охраны труда»

25 тыс. руб. — штраф на должностное лицо за каждого сотрудника, которого допустили к работе без обучения и проверки знаний (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП)

Почему опасно. Уголовная ответственность, если необученный сотрудник получит тяжелые повреждения или погибнет. Также для должностного лица, которое допустит сотрудника к работе без проверки знаний, предусмотрели административную ответственность. Оштрафовать могут не только при тяжелых травмах, но и при плановой и внеплановой проверке ГИТ.

Как изменить. «Участвует в работе комиссии по проверке знаний у работников в части требований охраны труда». Либо «осуществляет проверку знаний по охране труда у работников». Уместны формулировки, по которым специалист по охране труда занимается проверкой знаний в области охраны труда, но не допуском сотрудников к работе.

Как обосновать. Специалист по охране труда не может допускать или отстранять сотрудников от работы, так как ему никто не подчиняется. Такую функцию закрепляют за непосредственным руководителем, прописывают требование в СУОТ и его должностной инструкции.

5. «Разрабатывает инструкции по охране труда, программы обучения работников безопасным методам и приемам труда»

Почему опасно. Если сотрудник получит травму или погибнет из-за того, что инструкция недостаточно полно описывает безопасные методы и приемы работ, вина будет на разработчике. Инструкция по охране труда — способ сообщить работнику о требованиях безопасности, которые нужно соблюдать.

Поэтому, даже если несчастный случай произошел из-за неправильных действий сотрудника, но в инструкции не было объяснений, как выполнить работу безопасно, вина за происшествие будет на ответственном за безопасное производство работ и разработчике инструкции по охране труда.

Вину работника не признают, потому что его не обучили должным образом.

Как изменить. «Оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений в разработке программ обучения безопасным методам и приемам труда, инструкций по охране труда» (п. 3.1.2 Профстандарта № 524н).

Как обосновать. Такой трудовой функции нет в Профстандарте № 524н. Но это одна из самых распространенных формулировок в должностных инструкциях специалистов по охране труда. Потому что даже сами специалисты считают, что разрабатывать инструкции и программы обучения — их обязанность. Это ошибка.

Инструкцию должен разрабатывать технический специалист, который знает правила и особенности работы с оборудованием и инструментом, а также возможные риски и опасности на конкретном рабочем месте. Такой специалист сможет детально описать в документе безопасные методы и приемы работы.

Поэтому разработку лучше всего поручить руководителям структурных подразделений: начальникам отделов, служб и т. д.

Шаблон должностной инструкции специалиста по охране труда

1. Общие положения

 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность специалиста по охране труда.

1.2. Специалист по охране труда должен соответствовать следующим требованиям:

  • иметь высшее образование по направлению подготовки «Техносферная безопасность» или соответствующим ему направлениям подготовки (специальностям) по обеспечению безопасности производственной деятельности, либо высшее образование и дополнительное профессиональное образование (профессиональная переподготовка) в области охраны труда, либо среднее профессиональное образование и дополнительное профессиональное образование (профессиональная переподготовка) в области охраны труда;
  • иметь стаж работы в области охраны труда не менее 3 лет (при наличии среднего профессионального образования), либо требования к опыту практической работы могут не предъявляться. 

1.3. Специалист по охране труда должен знать:

1.3.1. Нормативную правовую базу в сфере охраны труда, трудовое законодательство РФ, законодательство РФ о техническом регулировании, о санитарно­эпидемиологическом благополучии населения.

1.3.2. Национальные, межгосударственные и распространенные зарубежные стандарты, регламентирующие систему управления охраной труда.

1.3.3. Виды локальных нормативных актов в сфере охраны труда. Порядок их разработки, согласования, утверждения и хранения.

1.3.4. Состав и порядок оформления отчетной документации по вопросам условий и охраны труда.

1.3.5. Основы технологических процессов, работы машин, устройств и оборудования, применяемые сырье и материалы с учетом специфики деятельности работодателя.

1.3.6. Основные требования к технологиям, оборудованию, машинам и приспособлениям в части обеспечения безопасности труда.

1.3.7. Нормативные требования по вопросам обучения и проверки знаний требований охраны труда.

1.3.8. Методы, формы, средства и технологии проведения инструктажей по охране труда, обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда.

1.3.9. Факторы производственной среды и трудового процесса, основные вопросы гигиенической оценки и классификации условий труда.

1.3.10. Источники и характеристики вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса, их классификации.

Источник: https://ucstroitel.ru/news/proverte_svoyu_dolzhnostnuyu_instruktsiyu_i_otkazhites_ot_opasnykh_formulirovok/

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права.

Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно.

Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

  • документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
  • четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
  • предотвращения дублирования функционала различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
  • определения взаимосвязи между отдельными должностями;
  • оценивания работы отдельного подчиненного;
  • стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

  • локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
  • классификатор управленческих функций;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
  • действующие трудовые нормативы;
  • итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать?

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

  • кадровик, руководящий решением методических вопросов;
  • руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
  • штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
  • директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем.

Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам.

 Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

  • максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
  • разумное вменение рабочих обязанностей;
  • поддержание дисциплины и порядка;
  • улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

  • на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
  • по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
  • с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

  • систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
  • анализируется система организации труда.
  • изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям.

Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно).

Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

  • участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
  • должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59df1a4c8c8be34e22db5900/kto-razrabatyvaet-doljnostnye-instrukcii-v-organizacii-5d87aedcbc251400ae4bc553

Должностная инструкция: понятие, составление и для чего нужна

Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

Найм Труда > Охрана труда > Должностная инструкция: определение, составление и для чего нужна

Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.

Что такое должностная инструкция?

Имеется на каждом предприятии.

Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.

Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.

Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

Документ содержит разделы:

  1. Общие требования;
  2. Функциональные обязанности;
  3. Что работник должен знать;
  4. Права сотрудника;
  5. Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.

Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.

Необходимость разработки должностной инструкции

Ситуации, в которых инструкция необходима.

Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

Наличие должностной инструкции необходимо:

  1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
  2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
  3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
  4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
  5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.

У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.

На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.

Раздел I должностной инструкции «Общие положения»

Содержит общие сведения.

Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.

Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.

Раздел содержит следующую информацию:

  • указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
  • кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
  • каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
  • обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.

Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.

Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.

Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»

Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.

Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.

Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.

Раздел III должностной инструкции «Права»

Обозначены все права работников.

В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:

  1. Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
  2. Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
  3. Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
  4. Имеется ли право подписывать документы;
  5. Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
  6. И иные, регламентирующие деятельность права.

Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.

В его содержании изложена информация о предоставленных правах сотрудника.

Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.

Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»

В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.

Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.

Иные разделы

Можно включать иные разделы в документ.

На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.

Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.

В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.

Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.

Правила составления

Составляется по особым правилам.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:

  • непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
  • какими правами и обязанности наделен работник;
  • субординация подчиненности;
  • какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
  • какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.

Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.

Общеустановленные правила:

  1. В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
  2. В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
  3. Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
  4. Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.

Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.

Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.

Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.

О недостатках и достоинствах должностных инструкций

Четко прописаны права и обязанности работника.

У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:

  1. При любых обстоятельствах подчиненный знает, что ему нужно выполнять, а его руководитель имеет право спрашивать с него об исполнении порученных задач. В инструкции все подробно расписано, и никаких неясностей не должно возникнуть;
  2. Для руководящего состава введение документа станет настольной книгой для организации управления производственным процессом;
  3. Сотрудничество между двумя сторонами будет надежным, так как весь необходимый материал будет изложен в должностной инструкции;
  4. Повышение квалификации работающих — это тоже важный аргумент для карьерного роста, изложенный в должностных обязанностях;
  5. Наличие должностных инструкций на всю штатную численность персонала придает престиж организации или предприятию и говорит о том, что здесь порядок.

О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.

Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.

Обязательно ли наличие должностных инструкций

Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.

Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.

Организация работы по разработке и введению документа

Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

  • подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
  • при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
  • в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
  • после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
  • при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
  • не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.

Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.

Ответственность за отсутствие инструкции

Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.

Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.

Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/ohrana/dlya-chego-nuzhna-dolzhnostnaya-instruktsiya.html

HR-СТАТЬИ

Обязан ли работодатель иметь должностные инструкции

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и  создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов.

При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности.

В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения.

При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником.

В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел  – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности.

Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей.

В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

 Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

Источник: https://hr-academy.ru/to_help_article.php?id=145

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: