Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

Содержание
  1. Пример договора на оказание услуг по оцифровке
  2. 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
  3. 2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
  4. 3. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
  5. 4. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА СТОРОН
  6. 6. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
  7. 8. ФОРС-МАЖОР
  8. 9. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА
  9. 11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  10. Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов
  11. Новый образец 2019 года
  12. Что такое оцифровка?
  13. Сколько документов нужно сканировать?
  14. Где сканировать документы?
  15. Расшивать ли документы?
  16. Индексирование
  17. Можно ли провести индексирование самостоятельно?
  18. Сканирование архива: как оцифровываются архивные документы
  19. Два подхода
  20. Специфика оцифровки архивных документов
  21. Оборудование
  22. Индексирование
  23. Описи
  24. Как получить архивные документы на вашу недвижимость
  25. Кадастровое дело. Разбираемся, что это такое?
  26. Оцифровка каких материалов проводится?
  27. Когда востребованы архивные материалы?
  28. Кто может запросить выписки?
  29. Выдадут ли в архиве оригиналы документов?
  30. Каков порядок запроса копий?
  31. Чем отличается электронная копия от бумажной?
  32. Каковы сроки предоставления архивных копий?
  33. Возможно ли сделать запрос в архив, что находится в другом регионе?
  34. Есть ли возможность заказать выписку из не оцифрованной информации?
  35. Где же хранятся выписки на недвижимое имущество, которые не получены заказчиками в МФЦ?
  36. Образец договора на сохдание архива
  37. Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранен
  38. Договор на выполнение работ по архивированию документации
  39. Типовые договоры, образцы договоров
  40. Договор на услуги по архивированию документов
  41. Договор на архивацию бухгалтерских документов
  42. Как вписать бумажные архивы в цифровую экономику
  43. Самим не справиться
  44. Данных не хватает
  45. Как проводится оцифровка

Пример договора на оказание услуг по оцифровке

Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

› Юриспруденция

10.11.2019

+7(495) 587-50-64, +7(985) 125-68-01

Как мы работаем
Оформить заказ на оцифровку Ваших аналоговых видеокассет (VHS, S-VHS, VHS-C, Video8, HI8) и захват сигнала с цифровых видеокассет (Digital8, miniDV, microMV), видеомонтаж и другие работы, а также задать вопросы по поводу оказываемых нами услуг, тарифов, сроков и порядка выполнения работ, Вы можете любым удобным для Вас способом:
  • позвоните по телефону: 8 (495) 587-50-64;+7-985-125-68-01; 8-915-144-0-149 ; (9:00—23:00, без выходных),
  • напишите на адрес universal-o@mail.ru; universal-knv@mail.ru (круглосуточно),
  • возможно ON-LINE оформление заказа — заполните форму и с Вами немедленно свяжутся наши специалисты.

Заказы на оцифровку видеокассет, киноплёнок, видеомонтаж и прочие услуги принимаются (и выдаются) в пункте приёма или нашим курьером. На принятые от Вас видеоматериалы, видеоносители и оборудование, в случае его передачи, в приёмном пункте (или курьером) оформляется Накладная.Рекомендуем Вам перед сдачей заказа в работу предварительно получить ответы на все Ваши вопросы по указанным контактным телефонам или адресам электронной почты и согласовать с нами все технические моменты. Каждый случай сугубо индивидуальный. После предварительного просмотра предоставленных материалов с Вами детально оговаривается весь объём работ (то, что Вы хотите видеть в результате), специалистами видеостудии составляется Техническое задание и сообщается предварительная стоимость работ.Затем с Заказчиком заключается Договорна предоставление услуг, в котором указываются объём, предварительные сроки выполнения заказа и его стоимость.

Скачать бланк Заявки на предоставление услуг
Сказать образец Договора возмездного оказания услуг
«Человек сотворен, чтобы искать порядок, чтобы внести ясность в свой малый промежуток времени,чтобы грядущее строить на прошедшем, — иначе зачем человеку память, зачем воспоминания?»Мы работаем с разными населёнными пунктами нашей страны, независимо от Вашего места жительства!Приём заказа: Предоставить видео и фото материалы Вы можете по электронной почте — universal-o@mail.ru , предварительно согласовав все вопросы со специалистом видеостудии «УНИВЕРСАЛ» по телефону. Осуществляется выезд специалиста к Заказчику: — в пределах Одинцово и Одинцовского района — бесплатно; — по Московской области — от 300 руб., в зависимости от расстояния. — исключительных случаях возможен срочный выезд в другие города и регионы. Такие поездки оплачиваются Заказчиком в оба конца. Выезд осуществляется с ноутбуком, если видео и фото материалы требуют предварительного просмотра, или со съёмными носителями информации для копирования файлов. Вы также можете отправить свой заказ по почте или любым удобным Вам способом по адресу: 140010, пос. Власиха, Московская область, Россия,ул. Заозёрная, дом 18/25. В целях максимальной безопасности и сохранностиоригинальных материалов настоятельно рекомендуется отправлять их застрахованным пакетом ДХЛ (DHL) . Этот способ гарантирует быструю и надежную доставку непосредственно в студию, а не на порог, лестницу, соседям и т.д. Помните, что ваши оригинальные материалы бесценны для вас и экономить на их сохранности не стоит! Порядок оформления отправления и расценки на отправления весом Вы также можете узнать на сайте DHL .Помните, что ваши оригинальные материалы бесценны для вас и экономить на их сохранности не стоит!Работаем быстро и качественно, Вы останетесь довольны результатом!

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Исполнитель по заданию Заказчика оказывает архивные услуги и услуги по упорядочению документов, в том числе:1.1.1. Услуги по хранению архивных документов Заказчика,1.1.2. Услуги по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив,1.1.3. Услуги по использованию архивных документов,1.1.4. Услуги по представлению архивной информации по тематическим, генеалогическим, имущественным и социально-правовым запросам,1.2. При приеме документов Исполнитель представляет Заказчику акт приема-передачи документов.1.3. Дата начала оказания услуг и выполнения работ «___»_________ ____ г.Дата окончания «___»__________ ____ г..1.4. Работы выполняются по месту нахождения Заказчика в помещении архива (или в кабинете N _____).1.5. Со стороны Заказчика исполнение Договора курирует _______________________, телефон _______________.

2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

2.1. Все переданные Исполнителю документы, а также содержание настоящего Договора, считаются конфиденциальными.

3. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Предоставленное оборудование должно быть возвращено при передаче результата Работ Заказчику.

4. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА СТОРОН

4.1. Исполнитель обязуется:4.1.1. Соблюдать режим конфиденциальности и сохранности документов при выполнении Работ и услуг.4.1.3. Провести экспертизу ценности документов и их соответствия установленным перечням.4.1.4. Вносить предложения по уничтожению документов с истекшими сроками хранения или не подлежащими дальнейшему хранению.4.1.5. Составляет описи сформированных дел.4.1.6. При необходимости вносить предложения по восстановлению отдельных недостающих документов.4.1.7. Копировать и выдавать копии документов, выписок из документов из находящихся в работе документов или из сформированных дел.4.1.8. Сдать готовые результаты Работ в согласованные Сторонами сроки.4.3. Заказчик обязуется:4.3.3. Оплатить выполненную Работу Исполнителя в соответствии с условиями настоящего Договора.4.4. Заказчик вправе в любое время проверять ход исполнения Работ и оказания услуг, не вмешиваясь в деятельность Исполнителя.

6. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

6.1. Цена Работ и услуг по Договору составляет _____ (_________) рублей, в том числе НДС — _____ (__________) рублей.

8. ФОРС-МАЖОР

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

9. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

9.1. Договор действует в течение _____ с даты его заключения.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами.11.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.11.3. К Договору прилагаются:— Акт приема-передачи документов (Приложение N 1),— Перечень материалов и оборудования, предоставляемых для выполнения работ (Приложение N 2).

Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

Материалыиоборудованиепредоставляются в течение дней после заключения Договора . A╣Lе╡Рy#Zэ┤hoCK╦█√ОЩ╘╤Г6╪?▒(╣ю6Ъ÷zЙРYВОЭъx=qъ▄╘>Тт╔©*┐77АыBS)·Ь°

Новый образец 2019 года

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГг. _________________ «___» __________ 20 __ г.(наименование организации или ФИО)(наименование предприятия или ФИО)действующее на основании _____________________________________________,(устава, положения, доверенности)именуемое в дальнейшем «Исполнитель», заключили настоящий договор о нижеследующем.1. Предмет договора1.2. Исполнитель обязуется оказать следующие услуги:именуемые в дальнейшем «Услуги».1.3. Срок выполнения работ с «__» ______ 20 __ г. до «__» ______ 20 _ г. Исполнитель имеет право выполнить работы досрочно.1.4. Услуги считаются оказанными после подписания акта приема-сдачи Услуг Заказчиком или его уполномоченным представителем.2. Права и обязанности сторон2.1. Исполнитель обязуется:2.1.1. Оказать Услуги адлежащего качества.2.1.2. Оказать Услуги в полном объеме и в срок, указанный в п. 1.3. настоящего договора.2.1.3. По требованию Заказчика безвозмездно исправить все выявленные недостатки, в течение ____ дней.2.1.4. Исполнитель обязан выполнить работу лично.2.2. Заказчик обязан:2.3. Заказчик имеет право:2.3.1. Во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь в его деятельность.3. Цена договора и порядок расчетов3.2. Цена настоящего договора составляет: _________________________ руб.4. Ответственность сторон4.3. Уплата неустойки не освобождает Исполнителя от выполнения лежащих на нем обязательств или устранения нарушений.5. Порядок разрешения споров6. Заключительные положения

Что такое оцифровка?

Сканирование, ретроконверсия и сопутствующие услуги. Обзор технологий перевода документов в электронный вид.

Сколько документов нужно сканировать?

Определяющий параметр – объем документов.

Где сканировать документы?

Участок сканирования, организованный в помещениях компании-заказчика услуг.

Расшивать ли документы?

Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю.

Индексирование

Сотрудники, задействованные в массовом индексировании документов методом ручного ввода.Примеры извлекаемых данных– Для привязки электронных копий ОРД к системе электронного документооборота достаточно номера, даты и типа документа.– Сканирование финансовой документации часто сопровождается извлечением номера, даты, наименований и реквизитов плательщиков, сумм.– Индексирование описей и реестров подразумевает распознаванием всех порядковых записей.– Для работы с чертежами в электронном виде необходимо извлечь практически все поля штампа.Источник: zakupki.gov.ru, 2015

Можно ли провести индексирование самостоятельно?

Пример договора на оказание услуг по оцифровке Ссылка на основную публикацию

Источник: https://arteld.ru/yurisprudentsiya/primer-dogovora-na-okazanie-uslug-po-otsifrovke.html

Сканирование архива: как оцифровываются архивные документы

Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.

Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.

Два подхода

1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.

Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной».

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам.

Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.

2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).

Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.

Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.

Специфика оцифровки архивных документов

Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален.

Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.

) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.

Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).

Очень высокое значение приобретает опыт исполнителя, которого привлекают к работам в учреждении.

Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке.

Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).

Оборудование

Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.

Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.

Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.

Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники.

Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр.

Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.

Индексирование

Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.

Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования.

Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края».

Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.

Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.

Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система контроля качества и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.

Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.

Описи

А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.

Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст.

56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.

Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать персональные данные. Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.

Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав бесплатную экспертизу.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4431

Источник: https://scan.cnews.ru/articles/2016-01-21_kak_skanirovat_arhivy_i_otsifrovyvat_arhivnye_dokumenty

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Кадастровая палата имеет свой архивный отдел. Это своеобразное хранилище комплектного типа. В нем находится документация кадастровых дел.

Материалы сохраняются на писчей бумаге, а также в электронной вариации. На сегодняшний день львиная доля бумажного фонда переведена в цифру.

Это значит, что документацию теперь дозволено получить независимо от того, в каком месте нашей страны зарегистрирована недвижимость.

Кадастровое дело. Разбираемся, что это такое?

Это совокупный пакет документов, что скомплектованы и приведены в систему в законодательном порядке. Такие материалы являются базисом для занесения данных об определенном объекте в ЕГРН.

В состав документов входят те, что свидетельствуют о создании или о завершении срока существования той или иной недвижимости.

Также пакет содержит информацию об изменении базовых характеристик строения.

Оцифровка каких материалов проводится?

Большинство материалов, что поступают или хранятся на бумаге, подлежат дублированию на цифровые носители. Это касается заявлений об учете планов, как технических, так и межевых. Речь идет также об актах обследования, что подтверждают ликвидацию объектов.

В перечень входят копии таких разрешений, как ввод постройки в эксплуатацию, подтверждения согласования границ земельного участка и другие. Все файлы, что созданы по делу, заверяются. На них ставит электронную роспись сотрудник архива.

Если в архив поступили электронные материалы, они хранятся исключительно в электронной вариации.

Когда востребованы архивные материалы?

Чаще всего в копиях нуждаются при совершении разного рода сделок. Организации и частные лица могут прислать запрос на получение копий не только при проведении операций с недвижимостью, но и при возникновении споров вокруг земельных вопросов.

Например, обычно делают запрос на получение копий планов, материалов, что подтверждают принадлежность надела к той или иной земельной категории.

Зачастую гражданам или копаниям нужно подтверждение на разрешение применения земли, на изменение предназначения помещения и прочие.

Кто может запросить выписки?

Копии предоставляются владельцам или их представителям, назначенным в законном порядке. Материалы, на базе которых внесены данные в Единый госреестр по недвижимости могут выдаваться также юрлицам или физическим лицам, что имеют доверенности от владельца недвижимости или от его представителя, утвержденного законным путем.

Выдадут ли в архиве оригиналы документов?

Материалы всех дел, оформленные кадастровой службой, строго учтены. Поэтому, по официальному требованию выдаются исключительно их копии. Что касается оригиналов, то они бессрочно сохраняются в архивном отделе палаты. Их изъятие невозможно. Утилизация не проводится даже тогда, когда объект ликвидируется.

Каков порядок запроса копий?

Представление подается в офис МФЦ, расположенный поблизости от дома. Можно направить запрос почтой, указав адрес палаты. Есть еще один способ. Некоторые пользуются услугами Росреестра. У организации имеется специальный интернет-сервис. На один запрос можно получить только 1 документ.

Чем отличается электронная копия от бумажной?

Сегодня есть возможность заказать копию материалов на объекты, данные о которых включены в ЕГРН. Получить ответ можно в виде бумажной справки или на электронную почту. Копия электронного образца равнозначна справке, выданной в бумажном виде, ведь она заверена. Электронная подпись ставится специалистом палаты. Кроме того, электронная версия дешевле стоит.

Каковы сроки предоставления архивных копий?

Любой запрос может рассматриваться в течение 3-х дней, исключая выходные. Чтобы оформить и отправить выписку из архивных материалов, специалисты могут использовать срок не более тридцати дней. Точкой отсчета является день регистрации запроса.

Возможно ли сделать запрос в архив, что находится в другом регионе?

Такая процедура, как оцифровка, способна решить вопросы хранения материалов продолжительное время. Использование «цифры» дает возможность быстро проводить все операции с объектами недвижимости, даже по принципу экстерриториальности. Выписки выдаются вне зависимости от того, где расположено недвижимое имущество.

В частности, жители Екатеринбурга, что унаследовали дом в Московской области, могут оформить документы на него, без выезда из своего региона. В таких случаях сотрудники палаты выписки передают из архива в архив в виде электронных документов.

За счет таких действий сроки экстерриториальных услуг равняются обычным срокам подготовки копий.

Есть ли возможность заказать выписку из не оцифрованной информации?

Все документы, что хранятся на бумаге, обязательно приведут к «цифре», но, делается это поэтапно. Если пришел запрос на выписку из бумажного документа, такое дело сканируют, не дожидаясь очереди. В дальнейшем материалы сохраняются в обоих форматах: в цифровом и бумажном.

Где же хранятся выписки на недвижимое имущество, которые не получены заказчиками в МФЦ?

Те документы, что уже подготовлены и переданы в многофункциональный центр, откуда их должен забрать заявитель, сохраняются в его офисе на протяжении 30 суток. Если в силу каких-либо причин за ними не приходит заявитель, то через месяц материалы передаются в кадастровый архив определенного региона. Там они хранятся постоянно.

Получить такие материалы можно по месту их хранения в тот день, когда заявитель обратиться с такой просьбой. Запрос можно сделать экстерриториально. Для этого следует обращаться в филиал палаты, ближайший к заявителю. Получить документы следует в срок не позднее 30-ти суток. Если заявитель опоздал, выписки возвращаются на место хранения.

Заказанные материалы может доставить владельцу курьерская служба.

Если вам нужна бесплатная консультация по оформлению вашей недвижимости, позвоните нам по номеру 8 (499) 350-80-89. Мы с радостью вам поможем.
С уважением, Центральное Кадастровое Бюро.

Источник: https://prokadastr.com/poluchenie-dokumentov-iz-arhiva/

Образец договора на сохдание архива

Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

1.4. Настоящий Договор заключен на срок _______________________. Настоящий Договор вступает в силу с даты передачи Поклажедателем данных на хранение.

1.5. Хранитель оказывает Поклажедателю услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов. 2.1.

Поклажедателю запрещается передавать в качестве какой-либо части данных Поклажедателя материалы, которые обычно считаются легковоспламеняющимися (кроме бумаги), взрывоопасными, токсичными, радиоактивными, а также какие-либо материалы, зараженные паразитами или насекомыми, органические материалы, привлекающие паразитов или насекомых, и любые другие материалы, которые являются незаконными, опасными или небезопасными для обращения (далее по тексту — «предметы, запрещенные для хранения»). 2.2. Хранитель имеет право проверить наличие в принимаемых на хранение данных Поклажедателя предметов, запрещенных для хранения.

Хранитель вправе отказаться хранить предметы, запрещенные для хранения.

Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранен

Ведь от качества обработки документов, составления к ним научно-справочного аппарата зависит их дальнейшее использование, оперативный поиск нужной информации.

Услуги архивов по подготовке документов к хранению В соответствии со ст.

15 Закона об архивах архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги: по подготовке нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов со сроками хранения и др.

); проведению экспертизы ценности документов и отбору их на дальнейшее хранение и уничтожение; упорядочению документов, составлению научно-справочного аппарата к ним (описей дел, титульных листов, исторических справок, предисловий к описям, указателей, актов о выделении документов к уничтожению и др.

), а также по вопросам обеспечения сохранности документов, их учета и использования.

Договор на выполнение работ по архивированию документации

Права и обязанности сторон2.1.

Завершить работы не позднее “___” __________ 199 __ г.

и передать Заказчику их результат по описи.2.3. Заказчик обязуется:2.3.1. Предоставлять Исполнителю по его требованию необходимые документы.2.3.2. Обеспечить Исполнителя необходимыми материалами.2.3.3.

По окончании работ принять их результаты по описи.2.4.

В силу настоящего договора брошюровка документов и архивных материалов Заказчика осуществляется его материалами и за его счет.2.5. Исполнитель вправе сдать выполненные работы досрочно.

3.

Типовые договоры, образцы договоров

Права и обязанности сторон 2.1. Исполнитель вправе: 2.1.1. Требовать от Заказчика предоставления обязательных экземпляров документов, упаковочных и брошюровочных материалов, необходимых для выполнения работ.

2.2. Исполнитель обязуется: 2.2.1. Проводить работы только в помещении Заказчика.

2.2.2. Бережно относиться к обрабатываемым документам, не допускать их порчи или гибели в процессе проведения работ. 2.4. В силу настоящего договора брошюровка документов и архивных материалов Заказчика осуществляется его материалами и за его счет.

2.5. Исполнитель вправе сдать выполненные работы досрочно. 3.

Договор на услуги по архивированию документов

Исполнитель обязуется:2.2.1. Проводить работы только в помещении Заказчика.2.2.2. Бережно относиться к обрабатываемым документам, не допускать их порчи или гибели в процессе проведения работ.2.2.3.

Завершить работы не позднее “ ” 199 г. и передать Заказчику их результат по описи.2.3.

Заказчик обязуется:2.3.1. Предоставлять Исполнителю по его требованию необходимые документы.2.3.2.

Обеспечить Исполнителя необходимыми материалами.2.3.3. По окончании работ принять их результаты по описи.2.4.

2.2. Исполнитель обязуется: 2.2.1.

Договор на архивацию бухгалтерских документов

Оставшаяся сумма выплачивается Исполнителю не позднее 2 дней с даты приемки выполненных работ.4.

Прочие условия4.1. Стороны будут стремиться урегулировать споры, могущие возникнуть из настоящего договора, путем переговоров.

Инфо В случае неурегулирования путем переговоров споры по договору разрешаются в судебном порядке.4.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

5. Исполнитель по требованию Заказчика незамедлительно возвращает Заказчику все документы (включая (без ограничения) печатные, рукописные, электронные носители), предоставленные Заказчиком или любым из его представителей Исполнителю или разработанные Исполнителем в ходе выполнения своих обязательств по настоящему Договору.

Источник: http://iso-sercons.ru/obrazec-dogovora-na-sohdanie-arhiva-97625/

Как вписать бумажные архивы в цифровую экономику

Образец договор на оцифровку бумажного исторического архива

Переводить деловую переписку и обмен документами в электронный вид — перспективный тренд, которому стараются следовать органы власти, ведомства и учреждения всех уровней. Но кипы старых постановлений, актов, планов и карт зачастую так и пылятся. «РГ» разбиралась, когда их оцифровка действительно необходима и можно ли ее провести своими силами.

Одними из первых системно сканировать архивные документы начали федеральные ведомства, чья деятельность связана с ведением госреестров и информационных систем.

За последние годы в России упразднили многие «статусные» бумажки (например, свидетельства о праве собственности) и перевели обмен данными между ведомствами в электронную форму.

По мере цифровизации экономики все документы, необходимые для получения госуслуг, будут представляться в виде файлов или ссылок на соответствующий реестр.

Для органов власти и местного самоуправления электронные документы означают совершенно иную скорость работы. Поиск нужной информации убыстряется в десятки раз. Цифровую копию «бумажки» можно мгновенно выдать гражданам или юрлицам, переслать по запросу коллегам либо подрядчикам. Это повышает оперативность и эффективность работы чиновников.

Зачастую оцифровка документов — причем в жестко ограниченный срок — прямо предписана федеральным законодательством и утвержденными в регионах «дорожными картами». Административные регламенты предусматривают все меньшие и меньшие сроки оказания государственных и муниципальных услуг. Штат сотрудников при этом планомерно сокращается.

Самим не справиться

Многие госорганы и ведомства пытались и пытаются вести оцифровку своими силами. Например, поручают это своим сотрудникам в их свободное или внеурочное время либо за небольшую плату нанимают студентов. Однако на поверку оказывается, что объем работы значительно больше, чем ожидалось.

— Оцифровывать фонды «лоскутно» и медленно никому не выгодно. Действительной эффективности можно добиться, если довольно оперативно перевести в электронный вид все документы, к которым идут обращения. В этом случае работать будет удобно.

Однако нужно не только отсканировать десятки и сотни тысяч страниц, но и извлечь из них те данные, по которым этот поиск будет осуществляться. А это уже миллионы сведений, — пояснил руководитель направления аналитики и работы с госсектором корпорации «Элар» Илья Веригин.

— Некоторые наши заказчики в итоге признавались, что сажали сотрудников вручную вбивать такие данные — и за три-пять лет выполняли от силы 15 процентов от нужного объема.

Но, помимо временных потерь, не получали и финансовой выгоды — потому что нужно было организовывать рабочие места, доплачивать людям за внеурочную занятость. Выходило, что дешевле заказать оцифровку специалистам.

К тому же, если извлечением сведений занимаются вручную непрофессионалы или данные перепечатываются напрямую в установленную систему, доля неточностей может быть очень высока. Для государства такая ситуация — катастрофа. Неверное определение статуса гражданина или объекта может помешать им получить госуслугу или, что еще хуже, привести к судебному разбирательству.

Поэтому в России сформировался устойчивый рынок услуг оцифровки — только за 2016-2017 годы на сайте госзакупок можно найти не менее 600 профильных конкурсов и аукционов. Одна из наших компаний даже является европейским лидером отрасли.

Данных не хватает

Самый острый спрос на оцифровку предъявляют органы власти, которые распоряжаются землей и имуществом, — от эффективности управления ими напрямую зависит объем налоговых поступлений и наполняемость бюджетов.

Муниципалитеты и регионы создают учетные и геоинформационные системы, чтобы в один клик узнавать статус любого участка, здания или сооружения на своей территории. Но в эти базы по статистике внесено менее 40 процентов документов на недвижимость. Остальное — неповоротливый бумажный архив, который формировался десятилетиями.

Органы субъектов Федерации, кроме того, хранят дела БТИ — данные из них нужно оперативно предоставлять в цифровом виде по межведомственным запросам.

Подобную оцифровку проводила Москва, а в 2017 году архивные документы начали оцифровывать департаменты земельных и имущественных отношений Владимирской области и Приморского края — сотни тысяч страниц были распознаны, собраны в электронные дела PDF и проиндексированы по ключевым поисковым полям (кадастровый номер, адрес, наименование покупателя или землепользователя, тип и номер документа, дата подписания, номер основного договора и прочее).

Огромный массив работы связан с паспортами на объекты культурного наследия (ОКН). Они должны быть собраны в единую базу данных — Государственный реестр согласно закону № 73-ФЗ от 25.06.2002.

Это позволит навести порядок в учете и действительно сохранять объекты.

За последние годы оцифровку документов по ОКН провело Минкультуры РФ, органы охраны в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Татарстане и Ханты-Мансийском автономном округе.

Не менее активно проводят оцифровку своих фондов архивы, библиотеки и музеи. Это помогает привлечь посетителей и, по мнению экспертов, положительно влияет на инвестиционный климат регионов и страны.

Музеи оцифровывают ценные экспонаты и учетную документацию, создают цифровые экспозиции. Архивы переводят в электронный вид описи, исторические документы — электронная база упрощает оказание востребованных услуг, таких как поиск информации о предках.

А МИД России недавно оцифровал часть фондов Архива внешней политики в ответ на попытки исказить историю ХХ века.

Как проводится оцифровка

Начинается оцифровка с экспертизы документов, так как в зависимости от их физического состояния могут понадобиться разные сканеры.

После определения параметров работ бумаги вывозят в центр оцифровки, либо бригада с промышленными сканерами выезжает к заказчику (не всегда собственник документов хочет или может дать разрешение на их вывоз).

Затем электронные образы поступают на индексирование, то есть извлечение данных — чтобы можно было найти документ среди тысяч других или загрузить сведения в реестр.

Объем данных всегда разный. Так, для документов на имущество традиционно извлекаются кадастровый номер, адрес, имя человека или компании-арендатора. А из записи о рождении в ЗАГС нужно извлечь 12-15 сведений (ФИО, пол, дата и место рождения, семейное положение — все это важно).

— Основная часть этой работы делается с помощью наших, российских программ. Людей задействуют тогда, когда исходный документ рукописный или поврежденный, а также для проверки. У нас в компании вводом данных занято более пяти тысяч человек, — рассказал Илья Веригин.

— Если документ секретный, конфиденциальный, для служебного пользования — мы разделяем его скан-образ на мелкие обезличенные фрагменты: на одном — дата, на другом — адрес или фамилия. Операторы ввода не видят текст целиком, а после извлечения данных программа «собирает» информацию воедино у заказчика.

Такой комплексный подход к созданию электронных архивов позволяет изымать документ из оборота всего на несколько дней и вместо прямого перепечатывания данных в системы создавать проверенные и безошибочные ресурсы.

Управлять и строить с умом

Электронные документы особенно важны при реализации строительных проектов с госфинансированием.

Чем больше проект, тем выше вероятность проверок — создавая цифровые копии проектных документов, заказчик может в любой момент представить их в прокуратуру и другие контролирующие органы, в том числе в случае недобросовестного поведения подрядной организации. К примеру, недавно было оцифровано около 400 тысяч единиц проектно-сметной документации по Дальневосточному океанариуму, который возводили во Владивостоке.

Другое направление — системы типа «Умный город», о создании которых задумываются во многих муниципалитетах. Объединив дела объектов инфраструктуры в централизованные электронные ресурсы, можно оперативно и слаженно планировать хозяйственные работы.

Иными словами, не допускать ситуаций, когда из-за несогласованности городских структур приходится ломать свежеуложенный асфальт для прокладки кабеля. Такую базу по объектам дорожного хозяйства сделали в ЦОДД Москвы.

Вбив в строке поиска нужный адрес, чиновники могут за несколько секунд получить полный пакет документов на светофор, «зебру» или иной дорожный объект и отправить его другому ведомству.

В крупных федеральных ведомствах и администрациях регионов начата масштабная плановая оцифровка организационно-распорядительной документации и обращений граждан. Тон задает Администрация Президента РФ, чей электронный архив ведется уже более семи лет, и его пополнение продолжается. Во внутренней деятельности здесь почти полностью ушли от бумажного документооборота.

Сегодня проекты оцифровки нужны и уже запущены во многих ведомствах России, где есть дела на объекты или досье субъектов. Передовые технологии позволяют создавать электронные базы любой сложности в любом регионе.

Как видно, переход к электронным документам и данным — работа, без которой не возможно ни повысить эффективность деятельности, ни построить полноценную цифровую экономику, — запущен и постепенно проводится во всех направлениях государственного управления. Рано или поздно этому примеру последуют все госструктуры, и ощутимо выиграют те, кто успеет встать на «цифровые» рельсы раньше.

Источник: https://rg.ru/2018/04/03/reg-cfo/kak-vpisat-bumazhnye-arhivy-v-cifrovuiu-ekonomiku.html

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: